Vypracování rozpočtu oddělení vyžaduje důkladné pochopení daného procesu a daného oddělení. Zvažte rozpočet oddělení jako plán výdajů na nadcházející fiskální rok. Při přípravě předběžných dokumentů zohledňujte proměnné týkající se výnosů a nákladů, které umožňují vyrovnání, pokud se projektivní údaje o příjmech nezdaří. Zvuk, funkční rozpočet je jen tak dobrý jako počty, které vstupují architekti do finálního produktu.
Stanovte přiměřené cíle pro nadcházející fiskální rok. Předběžné údaje by měly obsahovat očekávání pro nejbližší budoucí oddělení. Zatímco tyto počáteční výpočty mají tendenci ohraničovat optimistickou stránku, snažte se zůstat realistické s předpovědí počtu. Nezapomeňte, že rozpočty jsou nedokončené práce, které vyžadují ladění po celý rok, takže je v dlouhodobém horizontu lepší předkládat rozumná očekávání.
Hledání vstupu. Konzultujte s dalšími členy útvaru, zvláště s těmi, kteří jsou nejlépe obeznámeni s každodenním fungováním úřadu, než se zavážete ke stálým osobám. Zajistěte zaměstnance zásadním faktorem rozvoje rozpočtu. Koneckonců, oni jsou na frontě v jakémkoli podnikatelském prostředí a obecně mají výjimečný pohled na to, co dělá a nefunguje.
Analyzujte příliv. Realistické očekávání příjmů vyžaduje analýzu předchozích rozpočtů. Před zadáním předběžných čísel porovnávejte měsíční, čtvrtletní a meziroční údaje za předchozí rok. Pokud se vyskytla výjimečná okolnost související s čísly z loňského roku, jděte zpět o dva roky. Podívejte se na trendy, které ovlivňují výnosy. Zvažte výdaje na dovolenou, pokud je podnik v maloobchodě v přírodě. Podívejte se na první čtvrtletí předchozího roku, pokud firma zpracovává daňové přiznání. Nezávisle na oblasti podnikání, zvažte specifické faktory, které podnik vyčerpají nebo devastují příchozí peněžní toky. Sestavováním těchto informací je vytváření rozpočtových peněžních toků mnohem jednodušším procesem.
Analyzujte odtok. Neočekávané výdaje mohou ohrozit jakýkoli rozpočet. Chcete-li omezit rozpočty na minimum, pečlivě se podívejte na předchozí rozpočty, abyste zjistili trendy. Zvažte personál. Je někdo v důchodu? Jsou propouštění možnost? Pokud se předpokládá nábor zaměstnanců, jaké jsou náklady na školení a další náklady spojené s novým zaměstnancem? Při stanovení výdajů zohledněte věk zařízení. Zeptejte se, zda v uplynulém rozpočtovém období počítače nebo tiskárny nebo kopírovací stroje potřebují upgrade. Pokud ano, získejte pevné odhady nákladů na náhradu před odesláním konečného produktu ke kontrole. Pokud je inventarizace zásob součástí rozpočtu tohoto oddělení, zváží se nejen náklady na zásoby, ale také náklady na čtvereční stopu, aby se umístily, a personál a vybavení potřebné pro správu produktu. Stručně řečeno, analyzujte každý detail tak, aby konečný produkt fungoval po celý rok.
Připravte rozpočet. Jako poslední krok při přípravě konečného rozpočtu konzultujte s manažery jiných oddělení. Jejich vstup může mít důsledky pro rozpočet pro vaše oddělení. Pohled dopředu je primárním cílem jakéhokoli rozpočtu. Příprava rozpočtu oddělení se stává přímočarým úkolem, pokud je předem stanoven základ potřebný pro jeho dokončení. Mějte také na paměti, že rozpočet je kujný dokument, který je v souladu s cíli společnosti a snadno se upravuje, pokud vznikne potřeba.
