Ať už vlastníte jednu nebo více nemovitostí, je důležité, aby byly veškeré dokumenty spojené s organizovanými nemovitostmi zachovány. Potřebujete snadný přístup k pronájmům a veškeré dodatky k nim, pokud vzniknou otázky týkající se nájemců, a měli byste mít všechny žádosti o pronájem v případě, že odmítnutý žadatel předloží budoucí nárok vůči vám. Navíc, a možná je to nejdůležitější, můžete odečíst náklady na vaši daň z příjmů, pouze když je můžete dokázat prostřednictvím svých záznamů. Papírování potřebné pro daně je nejnáročnější udržet si organizaci, protože je toho tolik.
Co byste měli mít
Vždy uchovávejte kopii nájemního listu, veškeré dodatky k pronájmu a veškeré nájemní smlouvy od potenciálních nájemců na bezpečném místě. Dobrým nápadem je vytvořit soubor pro každou nemovitost. Uložte soubory do schránky. Potřebujete také důkaz, zda jste udělali nebo ztratili peníze za pronájem nemovitostí každý rok a kolik. Děláte to tak, že uvedete výnosy z pronájmu a odečtete náklady. Zrušené šeky, bankovní výpisy, které zobrazují přímý vklad nebo příjmy, které píšete, pokud přijmete hotovost, dokládají výnos z pronájmu. Vaše příjmy z všeho, co strávíte v domě na opravy, pojištění, daně a cokoli jiného, jako jsou termiti a odpadky, slouží jako důkaz vašich výdajů. Pro každé pronajaté nemovitosti, které vlastníte, musíte mít samostatné záznamy o příjmech a výdajích.
Papírová stopa
Není nic špatného držet záznamy staromódní způsobem tím, že zapíšete své příjmy a výdaje do notebooku nebo knihy a vedením papírových příjmů a výdajů do schránky nebo do oddělení notebooku. Tato metoda je pro interní daňovou službu přijatelná, podle webové stránky právního poradenství Nolo. Je dobré si na potvrzení uvědomit, na čem to bylo, jestliže tato informace ještě není na potvrzení. Metoda papíru může být nejjednodušší způsob, jak uchovávat záznamy, zejména pokud jste tak vždycky udělali věci. Jednoduše uveďte sloupec příjmů a sloupec výdajů za každý měsíc, abyste zjistili, jak se na konci roku pohybujete. Rozdělte náklady, které můžete jednou ročně zaplatit, například daň z nemovitosti, o 12, abyste získali skutečný měsíční účet.
Elektronické metody
Mnoho počítačových softwarových programů vám pomůže s udržováním záznamů. Software tabulkového procesoru, jako jsou aplikace Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 a Ability Office, může sledovat vaše příjmy a výdaje. Pro každé pronajaté nemovitosti byste vytvořili samostatnou tabulku.Ale stále byste museli uchovávat papírové kopie vašich výnosů a výdajů v případě, že vás IRS provede audit. Dalšími možnostmi pro ukládání příjmů je použití služby úložiště Internetu, do které můžete odesílat své příjmy, např. Shoeboxed, nebo k použití domácí verze, jako je například NeatReceipts, k uchování digitálních příjmů u vás doma. Jednou za měsíc se podívejte na příjmy a výdaje a zadejte údaje do tabulky.
Software pro správu nemovitostí
Majitelé také mohou používat software pro správu nemovitostí, aby zajistili uspořádání nájemních nemovitostí. Quicken má například software, který pro vás organizuje všechny papíry. Pomáhá také najít veškeré vaše daňové odpočty, dává vám místo pro zaznamenání pozdějších poplatků nebo částečných plateb a umožňuje porovnávat stav vašich pronajatých nemovitostí. Software pro správu nemovitostí má obvykle mnoho pokročilých funkcí, které majitelé nemovitostí s jednou nebo dvěma nemovitostmi nemusí potřebovat. Pronajímatelé s více než 10 vlastnostmi je podle Nolo často považují za užitečné.
