Spuštění nebo provoz podniku je vzrušující dobrodružství, které s sebou přináší řadu úkolů, jako je sledování finančního zdraví vaší organizace. Existuje více než jeden přístup k finančnímu řízení, takže výběr správného základu účetnictví pro vaši organizaci je zásadní pro získání přesného obrazu o finančních trendech a provedení projekcí pro vaše podnikání. Způsob účtování, na který se rozhodnete, může také ovlivnit, když jsou vaše aktiva tekutinou. Ať už používáte účetní nebo sledujte výnosy a výdaje sami, zvolte pouze jednu metodu účtování a držte se ji za konzistenci a přesnost.
Základy účetnictví
Dva typy účtování, které většina podniků používá, jsou metodou akruálního rozvrhu a hotovostní báze. Některé podniky používají modifikovanou metodu založenou na hotovosti, která kombinuje principy jak s akruálními, tak s hotovostními metodami.
Zatímco každá metoda účetnictví zaznamenává aktiva, závazky a vlastní kapitál, liší se v okamžiku, kdy je každá z nich zaznamenána, a tím ovlivňuje finanční situaci podniku v daném okamžiku.
Tři základní složky základního účetního vzorce (které musí vždy zůstat v rovnováze) jsou následující:
- Aktiva: Aktiva se vztahují k hmotnému a nehmotnému majetku podniku, jako jsou hotovost, pozemky, zásoby, budovy, pohledávky, investice a jiné finančně životaschopné položky. Aktiva rovných pasiv plus vlastní kapitál.
- Závazky: Závazky se týkají finančních závazků podniku splácet své věřitele za splatné účty, za akumulované mzdy a půjčky.
- Spravedlnost: Vlastní kapitál nebo vlastní kapitál se vztahuje k dostupným ziskům. Vlastní kapitál plus pasiva se rovnají aktivům.
Akruální metoda účetnictví
Akruální metoda účetnictví vykazuje výnosy z výkazu zisku a ztráty v okamžiku, kdy jsou získány, a odpovídá souvisejícím výdajům v okamžiku výskytu výdajů, nikoliv při zaplacení účtů. Akruální účetnictví je výsledkem výkazu zisku a ztráty, který poskytuje přesné zobrazení ziskovosti vašeho podniku za určité období. Například pokud obchodní zástupce uskuteční velký prodej 15. prosince, ale neočekává, že obdrží platbu do 15. ledna příštího kalendářního roku, metoda akruálního prodeje zaznamená prodej jako výnos v prosinci.
Stejně tak, pokud velký projekt vyžaduje objednání materiálu tento měsíc, akruální metoda účetnictví zaznamenává fakturu jako náklad, spíše než čekat až do jejího zaplacení. Tato metoda pomáhá sledovat peníze, které je třeba vyhradit k zaplacení faktury. Pomáhá také předcházet chybám, při kterých jste náhodou něco koupili s penězi, která již byla určena k jinému účelu.
Pokud jsou výdaje vynaloženy z důvodu příjmů, jako jsou dodávky potřebné k instalaci nábytku objednaného zákazníkem, jsou tyto výdaje porovnány a zaznamenány s výnosy namísto uvedených samostatně, což poskytuje dostatečně přesný obraz o tom, jaký kapitál bude k dispozici po ukončení projektu. To je užitečné, protože vede k tomu, že jak majetek, tak pasiva se nafouknou, což se může stát, když jsou zaznamenány samostatně. Umožňuje také jednoduché a rychlé sledování ziskových marží, protože příjmy a výdaje za stejný projekt jsou sledovány společně.
Zachování širokého a dlouhodobého pohledu na finance je užitečné v podnikovém účetnictví, akruální metoda není bez nevýhod. Akruální účetnictví vyžaduje více odhadu a odhadů než hotovostní účetnictví, které se zabývá pouze výnosy a náklady, které se vyskytují. Například je možné započítat příjem dříve, než je skutečně na vašem bankovním účtu a poté ho utratíte, a posíláte nový podnik do červeného nebo dokonce bankrotu.
Akruální metoda také trvá více času a je nejlépe kontrolována profesionálním účetním, který zná příklady a postupy, jak správně používat akruální metodu účetnictví. Jedna lepkavá oblast účetnictví, která je nejlépe ponechána odborníkům, odhaduje špatný dluh nebo příjem, který pravděpodobně neprojde. Zatímco vaše firma pravděpodobně má většinou spolehlivé klienty, kteří zaplatí své účty rychle, budou ti, kteří zaplatí své účty pozdě nebo vůbec ne. Profesionální účetní vědí, jak tyto ztráty odhadnout, aby vám poskytl poměrně přesný obraz finančního zdraví vašeho podniku.
Peněžní základy účetnictví
Pevná báze účtových výnosů při příjmu peněz a výdajů při jejich vyplacení. Představte si například, že vaše podnikání zakoupí 75 jednotek potrubí pro připravovaný stavební projekt, avšak faktura se nedostaví až do měsíce poté, co obdržíte zboží. Váš bankovní účet je trochu štíhlý a počkáte další týden, než zaplatíte fakturu po přijetí. Neuvádíte náklady až do této doby, ačkoli vaše firma již mohla vést projekt výstavby. U malého podniku se může cítit jako úleva, že nebudete muset zaznamenávat náklady, dokud nebude zaplacena, ale může také způsobit, že náhodou překročíte svůj rozpočet a nakonec nebudete moci zaplatit peníze, které dlužíte věřiteli.
Stejné zásady platí pro příjmy. Například podepíšete smlouvu s novým klientem, který souhlasí s tím, že zaplatí vaši firmu několik tisíc dolarů po dokončení velkého projektu, který vám bude trvat pár měsíců. Mezitím vaše firma musí zakoupit materiály a dokončit práci, což je náklad. Pomocí hotovostního účetnictví máte k dispozici pouze prostředky, které jsou v současnosti k dispozici na vašem bankovním účtu k nákupu spotřebního materiálu. Zatímco nebudete náhodou jít s bankou do červené, budete mít nyní nahmataný obraz výdajů a nahromaděný obraz příjmů za dva měsíce, kdy bude projekt dokončen. Tím získáte veškerý záznam hotovosti, který je k dispozici vaší firmě, nepřesný a nespolehlivý.
Zatímco metodika účtování v hotovosti není tak přesná jako akruální základ v dlouhém provozu, jediná výhoda spočívá v tom, že nevyžaduje tolik prostoru, jak se rozvíjet jako akruální základ. Odhad požadovaný akruální bází je nejbezpečněji využíván podnikem, který je ziskový, s dostatečným finančním využitím k pokrytí výdajů před příjmem. Vaše firma může začít s hotovostní metodou účetnictví a poté s pomocí profesionálního účetního přejít na akruální bázi, jak se zvyšuje váš kapitál.
Upravená peněžní základna účetnictví
Modifikovaná hotovostní základna účetnictví spojuje silné stránky akruálního a hotovostního účetnictví. V této metodě je příjem zdokumentován tak, jak je získán, s využitím metody akruálního výdělku. Současně jsou výdaje zdokumentovány, když jsou placeny, jako v hotovostní metodě účetnictví. Přestože modifikovaná metoda založená na hotovosti není v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami nebo standardy GAAP, někteří podnikatelé se domnívají, že spojuje to nejlepší z obou hlavních metod účtování.
Pokud například uzavříte smlouvu na stavbu domu v říjnu, který bude dokončen v lednu, příjmy se zaznamenávají v říjnu. Stavební materiály, které jsou zakoupeny k dokončení projektu, jsou postupně zaznamenávány během celého projektu.Tímto způsobem vaše firma udržuje přesný záznam o příjmech a tržbách, přičemž má flexibilitu udržovat aktiva tekutinu co nejdéle během samotného stavebního procesu. Modifikovaná hotovostní báze může být proto užitečná pro některé malé firmy, které mají velké projekty, aniž by byl velký bankovní účet.
Nejvýznamnější nevýhodou modifikované metody účtování v hotovosti je skutečnost, kdy externí zprostředkovatel nebo auditor zkoumá finanční záznamy vaší společnosti. Vzhledem k tomu, že tato metoda neodpovídá zásadám GAAP, musíte se vrátit a převést všechny své záznamy buď na metodu založenou na hotovosti nebo na účetní metodu založenou na akruálním základě. Tato nadměrná práce by stála vaší organizaci čas a peníze v dlouhodobém horizontu.
