Každý podnikatel a osoba, která pracuje s veřejností, musí v určitém okamžiku komunikovat s veřejností. Není však vhodné, aby strana rozdělila své zdroje mezi své primární podnikání a vysvětlovala, že podnikání ve světě - to je místo, kde se objevují agentury pro styk s veřejností. Každá PR agentura, která stojí za její sůl, využije řadu metod, aby se stala efektivní tváří a hlasem pro klienta, který představuje.
Získání stejné stránky jako klienta
Před tím, než agentura PR může odmítnout zprávu jménem klienta, musí zjistit, co je tato zpráva. Představitelé PR si sedí s klienty na začátku vztahu, aby zjistili vše, co mohou o svých operacích. Pro podniky tyto informace zahrnují jejich obecné poslání, výrobky, služby a způsob jejich uvedení na trh. Veřejné osobnosti, které obsahují informace o profesionálních projektech osoby, stejně jako údaje o osobním životě, které by mohly ovlivnit veřejné mínění. Pro všechny klienty agentura zavádí protokol pro výměnu informací tak, aby nikdy nezmeškala příležitost představit veřejnosti nový vývoj.
Psaní tiskové zprávy
Základním produktem, který vychází z PR agentur, je tisková zpráva, informace o společnosti, která je vydávána zpravodajským agenturám k publikaci. Zprávové agentury chtějí mít tiskové zprávy, zejména v pomalých zpravodajských dnech, protože to znamená méně práce na vyplnění prostoru v příspěvku. Upozornění je, že tisková zpráva by měla vyžadovat jen málo úprav - jinak by redaktoři zpráv nechtěli ztrácet drahocenný čas na to, co pravděpodobně nejsou podstatné informace. Jeden způsob, jak měřit kvalitu PR agentury, je požádat o vzory tiskové zprávy a zkoumat je podle pokynů stylu Associated Press. Pokud se tyto verze těžko rozlišují ve formátu z reálných zpravodajských článků a vy stále odehráváte s pozitivním dojmem organizace zastoupené ve zprávě, agentura udělala svou práci dobře. Ale na rozdíl od skutečného zpravodajského článku není důležité, aby tisková zpráva obsahovala přesné citace. Spisovatel pro styk s veřejností často vydává citace - ale pouze jménem klientů - a usiluje o schválení od klienta ještě předtím, než je tisková zpráva odeslána zpravodajským agenturám.
Vytváření vztahů se zpravodajskými agenturami
PR agentury by měly vést seznam zpravodajských agentur, jimž posílají tiskové zprávy. Ale důležitější jsou odborníci na styky s veřejností, kteří vytvářejí mluvící vztahy s novináři, kteří hledají informace o klientech pro článek. Profesionálové v oblasti PR jsou vstupní branou všech informací, které pocházejí z organizace, kterou zastupují. To znamená, že agentura PR bude prvním novinářským kontaktním místem pro informace o klientovi a agentura bude jednat jako mluvčí pro klienta nebo dát novináře do kontaktu se správnou osobou v rámci organizace klientů. Někdy zaměstnanec s agenturou jedná jako třetí strana v rozhovoru pro vedení otázek a odpovědí v pozitivním směru.
Správa přítomnosti sociálních médií
S rozvojem sociálních médií se role odborníků na styk s veřejností rozšířila tak, aby zahrnovala online zastoupení klientů. Pokud klient má blog, profil Facebook nebo Twitter, měla by mít přístup k agentuře PR; pokud klient nemá žádnou, měla by agentura založit jednu. Na rozdíl od tiskových zpráv je přítomnost sociálních médií přímo veřejnosti. Výsledkem je, že se agentura nemusí starat o to, aby se držel ve formátu zpráv nebo se naklonil jménem klienta, protože nikdo neočekává, že by veřejná osobnost nebo společnost neměla houpat svůj vlastní roh. Stejně jako povinnosti mluvčích nebo citace v tiskových zprávách by aktualizace sociálních médií měly být napsány tak, jako by se informace přímo od klienta oproti perspektivě pronajaté třetí strany.
