Mnoho organizací plánuje, aby zaměstnanci pracovali 24-7, 365 dní ročně, aby uspokojili požadavky na práci a poskytli vyšší úroveň služeb než konkurenti. Účinné plánování zaměstnanců na pokrytí těchto změn vyžaduje vyvažování očekávané poptávky, požadované úrovně služeb, dostupnost zaměstnanců a náklady. Vzhledem k tomu, že mzdy a výhody jsou často největšími řádkovými položkami v rámci rozpočtu oddělení, přesnost plánování má přímý dopad na konečný výsledek. Mnoho podniků se spoléhá na plánovací software, nazývaný také balíčky pro správu pracovních sil, který pomáhá s tímto důležitým úkolem.
Položky, které budete potřebovat
-
Přehledy produktivity
-
Software tabulkového procesoru
-
Software pro správu pracovních sil (volitelné, ale doporučené)
Jak plánovat zaměstnance 24-7
Porozumět obchodním úkolům, které vyžadují pokrytí zaměstnanců, jako je přijetí příchozích hovorů, odpovědi na zákaznické e-maily nebo zadávání faxových objednávek. Rozpoznávejte obchodní cíle, metriky a očekávání na úrovni zákaznických služeb pro každou úlohu. Určete průměrnou dobu potřebnou pro úspěšné dokončení každého úkolu. Určete všechny faktory, které mohou pozitivně nebo negativně ovlivnit produktivitu zaměstnanců.
Zjistěte, kdo dokončí práci (například zástupci, manažery) a na jaké obchodní pozice. Pokud existuje více pracovních míst, zjistěte, zda existují rozdíly v časových pásmech. Zamyslete se nad vaší kombinací zaměstnanců na částečný a plný úvazek.
Seznamte se se všemi společnostmi nebo právními předpisy, které by mohly ovlivnit vaše rozhodnutí o plánování. Vyžádejte si oddělení oddělení lidských zdrojů.
Prognóza poptávky po podnikání pomocí dat, zpráv a prognostického softwaru. Analyzujte historický objem práce za stejné časové období.Zvažte budoucí výkyvy poptávky po sezónnosti, změnách produktů, reklamě, tržních podmínkách, růstu nebo poklesu podnikání a dalších relevantních faktorů. Určete celkový objem očekávané práce, rozdělené podle časových přírůstků, jako je měsíc, týden, den a hodina. Vytvořením velmi podrobné prognózy poptávky můžete přesněji předpovídat potřeby personálu.
Prognóza zaměstnanců výjimek, které jsou hodiny, že zaměstnanci budou k dispozici pro dokončení pracovních úkolů. Výjimky zahrnují pracovní dobu, dovolenou, přestávky, schůzky a školení. Zkontrolujte historické informace a vytvořte předpoklady ohledně budoucí doby výjimky.
Vytvořte personální, "co kdyby" model využívající software WFM nebo Microsoft Excel. Vstupy by měly zahrnovat úkoly, produktivitu, předpokládané pracovní zatížení a prognózy výjimek. Výstupy budou zahrnovat plánované úrovně zákaznických služeb, personální obsazení a návrhy změn. modely.
Dokončete model personálu / poptávky a poté vytvořte plán pro pokrytí požadovaných směn. Naplánujte pracovníky na frontě i manažerský personál. Mnoho podniků umožňuje zaměstnancům s nejvyšším věkem a nejlepším výkonem práce vybrat si požadované směny.
Neustále monitorujte a upravujte plány podle měnících se obchodních potřeb.
Tipy
-
Mnoho zaměstnavatelů nabízí pobídky pro zaměstnance, kteří pracují s méně žádoucími posuny, placenými v hodinové mzdě nebo jako bonus.
Vzhledem k tomu, že objem práce kolísá, je běžné naplánovat dostatek zaměstnanců, aby zvládli nejvytíženější nebo špičkové hodiny v rámci určité směny, a poté využili méně času pro trénink či přestávky.
Varování
Ačkoli neustále se měnící směny a plány mohou sladit s vašimi obchodními potřebami, příliš mnoho změn může negativně ovlivnit morálku zaměstnanců. Většina zaměstnanců preferuje konzistentní plány.
