Při psaní obchodního dopisu můžete pomocí adresy "Pozor" pomoci nasměrovat korespondenci správného příjemce. Použití řádku "Attention" je vhodné, pokud posíláte dopis celému oddělení nebo máte-li název, nikoli jméno osoby, která potřebuje dopis obdržet. Máte-li jméno konkrétní osoby, nemusíte používat řádek "Attention".
Použijte řádek "Pozor" v rámci obchodního dopisu
Začněte svůj obchodní dopis zadáním vlastní adresy. Přeskočte řádek a zadejte datum. Přeskočte další řádek.
Zadejte obecnou adresu společnosti, na kterou zasíláte dopis. Toto je známé jako vnitřní adresa.
Přeskočte řádek a zadejte řádek "Pozor". Můžete použít všechna velká písmena nebo kombinace velkých písmen a malých písmen. Je lepší zapisovat "Pozornost" spíše než zkrátit jako "ATTN" nebo "Attn." Postupujte podle názvu oddělení, které chcete kontaktovat. Pokud kontaktujete konkrétní osobu, není třeba používat řádek "Attention". Namísto toho použijte jméno osoby jako první řádek vnitřní adresy. Existují různé názory na to, zda použít dvojtečku po "Pozor," ale ve své knize "Essentials of Business Communication" autorky Mary Ellen Guffey a Richard Almonte říkají, že dvojtečka je volitelná.
Zde jsou dva příklady toho, jak může vypadat řada "Pozor":
POZOR MANAGER LIDSKÝCH ZDROJŮ
nebo
Pozor: Správce lidských zdrojů
Přeskočte řádek a zadejte pozdrav, následovaný tělem písmene.
Použijte řádek "Attention" na poštovní štítku nebo obálku
Nejprve zadejte nebo zapište řádek "Pozor". Ačkoli se liší od formátu pro vnitřní adresu obchodního dopisu, je to formát upřednostňovaný poštovní službou USA.
Sledujte toto s úplnou adresou společnosti, na kterou směřujete korespondenci. Ujistěte se, že obsahuje čísla apartmánů nebo podlaží, pokud je znáte, stejně jako ulici, město, stát a PSČ.
Před odesláním dopisu zkontrolujte přesnost adresy.
Tipy
-
Někteří stylisté se domnívají, že řádek "Pozornost" v obchodním dopisu není nikdy nutný. Obecně ho použijte pouze tehdy, když se domníváte, že vaše korespondence může mít potíže při hledání zamýšleného příjemce.
