Přeplatky na zaměstnance jsou obecně výsledkem chyby výpočtu mzdy. Jako zaměstnavatel může dojít k přeplatku, pokud zaplatíte zaměstnance více hodin nebo platu, než má nárok, nebo pokud neprovedete povinné nebo dobrovolné odpočty. V obou případech můžete situaci napravit.
Kontaktujte státní zákon
V okamžiku, kdy zjistíte tuto chybu, konzultujte se státním pracovním oddělením ohledně postupů při výběru přesplacených mezd. Mnoho států vám umožňuje provádět takové odpočty pomocí odvodů mzdy. V závislosti na dlužné částce můžete platit za řadu výplaty jako paušální částku. Státní právo obecně omezuje částku, kterou můžete zadržet v rámci jedné platební lhůty. Mějte na paměti, že kromě povinných srážek vám stát nesmí umožnit, aby jste odepsali odměnu zaměstnance bez jejího písemného souhlasu. Dále stát může zakázat, abyste odepsali, pokud způsobí, že příjmy zaměstnance klesnou pod požadovanou minimální mzdu.
Oznámení o splacení
Shromažďování splátek prostřednictvím odpočtu mzdy může být výhodné pro zaměstnance, zejména pokud jste udělali chybu a zaměstnanec již strávil přeplatku. Pokud objevíte chybu krátce po zaplacení zaměstnance a okamžitě ho oznamujete, může zaměstnanec okamžitě zaplatit přeplatku. Pokud shromažďujete přeplatky na základě odvodů, informujte zaměstnance o situaci písemně a uveďte podrobnosti o přeplatku, např. V případě, že došlo k přeplatku, částku, kdy dojde k odpočtu mzdy a výši odpočtu. Poskytněte zaměstnanci další možnosti platebních metod, například osobní šek, peněžní příkaz nebo hotovost. Je-li k odečtení písemného souhlasu zaměstnance zapotřebí a zaměstnanec odmítne, můžete se pokusit získat zpět přeplatku podáním žaloby u soudu proti zaměstnanci.
Úpravy mzdových tarifů
Když shromažďujete přeplatku, musíte rovněž odpovídajícím způsobem upravit záznamy o mzdách zaměstnanců. Pokud jste např. Zaplatili plat za 200 Kč za určitou dobu placení, proveďte úpravu jako zápornou, takže je vyřazena z příjmů za rok a její W-2 bude správná pro daňové účely. Když jste zaměstnanci přeplatku zaplatili, daně a odpočty spojené s přeplatkovou částkou jsou také vyňaty z její mzdy. Mzdový software automaticky upravuje záznamy o mzdách zaměstnanců při zadávání přeplatku jako záporné. Pokud nepoužíváte mzdový software, ručně zjistěte rozdíl mezi jejími původními odpočty a tím, co měli být. Rozdíl je částka nadbytečných odpočtů. Když odečtete přeplatku z platu zaměstnance, snižuje její celkový příjem a upravuje její odpočty snížením částek. Pokud je přeplatka započítána z odpočtu, která nebyla vůbec provedena, upravte odpočet jako kladný, a tak jej odečtete z jejího příjmu.
Přeplatba daně z nezaměstnanosti
Jste povinni zaplatit federální daň z nezaměstnanosti a státní daň z nezaměstnanosti až do určité výše ročně na všech zaměstnancích, kterým vyplácíte mzdu. Když přeplácíte zaměstnance a nedosáhnete ročního mzdového limitu, může to mít za následek přeplatku federální i státní daně z nezaměstnanosti. V takovém případě nahláste přeplatku federální daň z nezaměstnanosti na interní daňovou službu a přeplatku státní daně z nezaměstnanosti na státní správu, abyste získali kredit za přeplatku.
