Ve světě účetnictví se transakce výnosů a nákladů zaznamenávají pomocí konkrétního procesu, který je nastaven pro sledování a klasifikaci každé transakce pro snadné vyvolání v pozdější době. Účtovníci zaznamenávají transakce průběžně a každý měsíc musí být schopni třídit a klasifikovat tato data do formátu, který vytváří soubor účetních výkazů včetně výkazu zisku a ztráty společnosti a rozvahy. Každá část dané finanční transakce je zaznamenána v účtech, které používají identifikátory nazvané kódy hlavní knihy.
Tipy
-
Společnosti často používají kódy obecné knihy (GL) pro klasifikaci účetních údajů různými způsoby. Tyto kódy umožňují společnosti shromažďovat údaje o transakcích, aby mohly vytvářet několik různých účetních zpráv a umožňovat analyzovat účetní transakce společnosti různými užitečnými způsoby.
Co je GL kód?
Společnosti často používají kódy obecné knihy (GL) pro klasifikaci účetních údajů různými způsoby. Kódy se mohou pohybovat od jednoduchého třímístného řetězce až po kód s několika částmi, z nichž každý označuje klasifikátor, například dceřinné číslo, obchodní jednotku, oddělení nebo jinou kategorizaci.
Tyto kódy umožňují společnosti shromažďovat údaje o transakcích, aby mohly vytvářet několik různých účetních zpráv a umožňovat analyzovat účetní transakce společnosti různými užitečnými způsoby.
Tyto GL kódové účty jsou nastaveny v určitém pořadí definovaném zásadou podvojného účetnictví. GL kódy procházejí z aktiv, jako jsou hotovost, pohledávky, inventář a zařízení, do pasiv a vlastního kapitálu. Počet účtů v této části by mohl činit až pět, nebo až 100 a více, v závislosti na složitosti společnosti.
Seznam účtů GL zahrnuje také účty, které tvoří výkaz zisku a ztráty, z výkazu příjmů a ostatních výnosů na provozní náklady a neúčtovací nákladové účty, jako jsou úrokové náklady.
Hlavní kniha
Hlavní účetní kniha společnosti slouží jako hlavní záznam pro všechny finanční transakce. GL může zahrnovat například dílčí knihy, které vedou záznamy podle obchodní jednotky, které se všechny spojují do hlavní knihy. Všechny tyto informace se pak stanou základem pro účetní závěrku společnosti.
GL ukládá podrobnosti o každé účetní transakci. Tyto informace jsou užitečné, když o několik let později účetní potřebuje zapamatovat si, proč firma strávila měsíčně neobyčejně velké množství peněz na kancelářské potřeby, nebo společnost zaplatí účet dvakrát omylem a potřebuje nahlédnout do platebních údajů vyřešit problém. Účastníci často dělají poznámky v počítačovém systému, když provádějí deníkové transakce s GL pro budoucí reference.
Co jsou záznamy v hlavní knize?
Záznamy hlavní knihy jsou zaznamenávány transakce, které společnost provádí, které zahrnují peníze. Tyto transakce se obvykle nejprve zapisují do účetního časopisu a tyto informace se shrnou a zaúčtují do hlavní knihy.
Například, když společnost kupuje kancelářské potřeby, zaznamenává odchozí hotovost tím, že provede zápis do deníku úvěrového deníku na svém rozvahovém hotovostním účtu, záznam o dlužném deníku ke zvýšení svého účtu aktiv kancelářských potřeb a záznam o debetním deníku na účet úředních výdajů, která bude uvedena ve výkazu zisku a ztráty.
Po dokončení těchto deníkových zápisů je účetní zaúčtuje do hlavní knihy a dokončí proces zápisu. Mnoho počítačových účetních systémů udržuje proces zápisu deníku transparentní, takže se zdá, že všechny transakce se provádějí přímo do hlavní knihy.
Účtová osnova
Účty GL se řídí určitou objednávkou a strukturou nazývanou účetní schéma, která umožňuje kontrolu některých typů chyb a vytváření konzistentních a uspořádaných účetních výkazů. Společnosti obvykle používají podvojné účetnictví při nahrávání do hlavní knihy a musí používat inkasní debty a kredity, které zaznamenávají každou položku.
Hlavní seznam kódů účtů GL nebo účtové osnovy obsahuje seznam všech rozvahových účtů a všech účtů výkazu zisku a ztráty. Účetní mohou potom spustit zprávu s názvem zkušební zůstatek, který zobrazuje každý GL účet a jeho odpovídající zůstatek. Vzhledem k tomu, že každá transakce musí obsahovat alespoň jeden záznam o dluhu a úvěru, který se přímo navzájem kompenzuje, musí účetní závěrka o stavu bilance ukázat, že součet všech účtů se rovná nule. V opačném případě by mohlo chybět nebo chybně nahrávat debet nebo úvěr.
