Ať už jste se jen dobrovolně snažili sledovat aktivity během týdenních schůzek zaměstnanců, nebo vás vaši vrstevníci volili do kanceláře nahrávacího tajemníka charitativní nadace, je důležité, abyste vytvořili jasné a přesné záznamy o tom, co se děje během setkání vaší organizace. Minuty zasedání slouží jako oficiální záznam o problémech, o kterých se diskutovalo nebo o nich jednalo. Jako takové jsou často považovány za historické dokumenty. Důležité je tedy, že je důležité, abyste měli výborné minuty na zasedání, a návštěvníci ocení vaši pozornost detailu i vaší profesionalitě.
Položky, které budete potřebovat
-
Roberts Pravidla objednávky Příručka
-
Členský seznam
Vyberte způsob zápisu minut schůzky. Zvažte výhody a nevýhody zaznamenávání pásky, psaní poznámek a psaní detailů ručně během průběhu schůzky. Zvažte metodu bezpečného při selhání, jako je kombinace dvou těchto metod. Můžete například nahrávat schůzku na pásku a také psát poznámky na svůj laptop nebo tablet.
Získejte kopii "Róbertových pravidel objednávky" nebo získáte přístup k online předplatnému tohoto primeru o parlamentním postupu a osvědčených postupech pro vedení a zaznamenávání schůzí. Prozkoumejte vhodný formát pro zaznamenávání jednání o schůzkách, návrhy, sekundy k podnětům, diskusi a hlasování. Je-li to možné, máte během schůzky k dispozici kopii knihy nebo webové stránky. To se ukáže neocenitelným v případě, že se vám na vás podívají odpovědi na řádnou správu, chování, úřední záznamy a zápisy.
Formátovat úvod a strukturu vašich minut. Například uveďte datum, čas, jména důstojníků, umístění a účel schůzky v úvodu. Minutní schůzky by měly odrážet čas, kdy bylo schůzka volána na objednávku, stejně jako čas, který byl odložen. Účelem formálních schůzí může být jednoduše měsíční členství; pokud zaznamenáváte zápisy pro zvláštní setkání člena, ujistěte se, že vaše minuty přesně odrážejí, že se jedná o schůzku, kterou organizace obvykle nevykonává v průběhu své běžné činnosti. Mnoho organizací veřejného sektoru může volat zvláštní schůzky k diskusi o důvěrných záležitostech, jako jsou otázky týkající se personálu, které jsou vyňaty z některých ustanovení zákona o slunečním záření státu.
Postavte se, když vás představí prezident organizace nebo vedoucí skupiny. Pokud nejste oficiálně uvedeni, představte se skupině a vysvětlete svou roli nahrávacího sekretáře nebo příjemce. Řekněte skupině, jaké metody používáte k zachycení jednání o schůzkách. Tímto způsobem vás členové identifikují jako osobu odpovědnou za vytváření a udržování oficiálních dokumentů organizace, což je obzvláště užitečné pro členy, kteří neznáte ty nebo ty, kteří nejsou obeznámeni s organizací a jejími postupy. Kromě toho představuje váš úvod návrh, aby účastníci mluvili slyšitelně, abyste mohli účinně vykonávat své povinnosti při přijímání poznámek.
Požádejte účastníky, aby se představili, když rychle zaznamenáváte jejich jména a kde sedí. Tímto způsobem nemusíte neustále žádat lidi, aby opakovali jména, když zaznamenáváte pohyby, sekundy a diskusní body. Například byste měli vždy zaznamenávat jméno osoby, která činí návrh, osobu, která ji zastupuje, a osobu, která požaduje hlasování o návrhu. Když někdo volá po hlasování, obvykle říkají: "Zavolej na otázku." Vedoucí skupiny poté požádá členy, aby hlasovali. Pokud probíhá diskuse před hlasováním, zaznamenejte nejdůležitější části diskuse a zaznamenejte všechny oficiální námitky. Vaše poznámky týkající se hlasování a hlasování by měly obsahovat i názvy ayes, nays a zdržení se hlasování.
Vyhněte se vložení subjektivních poznámek do poznámek. Nebudu interpretovat to, co mluvčí znamená svým tónem, sklonem nebo neverbálními podněty. Minuty zasedání musí být věcné a objektivní - jakýkoli zákrok na prohlášení účastníka by mohl narušit integritu vašich minut a zpochybnit Vaši schopnost správně zaznamenávat minuty. Například píše: "John Doe udělal následující pohyb: Zavřete školy ve dnech, kdy National Weather Service předpovídá více než pět palců sněhu pro Jackson, Adams a Madison kraje," ne "John Doe důrazně uvedl, že chce, aby skupina hlasovat o tom, zda školy uzavřít v dnech, kdy regionální povětrnostní podmínky naznačují nepříznivé počasí a neprůchodné cesty."
Finalizujte své zápisy co nejdříve po skončení schůzky, zatímco akce jsou stále čerstvé ve vaší mysli. Zkontrolujte své poznámky, poslouchejte nahrávku na pásku a připravte se na přípravu finální verze. Máte-li otázky o tom, co se stalo během setkání, obraťte se s důstojníkem nebo vůdcem ve skupině. V některých případech možná budete muset kontaktovat osobu, jejíž prohlášení je třeba objasnit.
Poskytněte vůdce své skupiny, co navrhujete, jsou poslední minuty; požádejte o zpětnou vazbu, otázky nebo opravy. Když dostanete zelené světlo, připravte si finální verzi a zajistěte, aby se zápisy šířily členům. Použijte preferovanou metodu vaší organizace pro distribuci kopií minut, ať už e-mailem, poštou nebo osobním doručením, pokud jste ve stejné kanceláři s účastníky.
Tipy
-
Pokud vaše schůzka obsahuje počáteční volání, nemusíte se ptát, aby se členové představili. Stačí zachytit jména přítomných lidí a zaznamenat jména lidí, kteří nejsou přítomni. Požadavky na výzvy jsou obecně standardním postupem na formálních schůzkách, jako jsou například konference s představenstvem. Udělejte samostatnou poznámku o tom, kde sedí lidé. Toto se stává vaším "cheat sheet", takže se můžete snadno zmínit o jménech lidí ve vašich minutách nebo je oslovit, když požádáte někoho, aby objasnil nebo opakoval to, co řekla.
Dokonce i když je schůzka neformální, vaše role jako příjemce není. Dokonce i na neformálních schůzkách, berte vážně zodpovědnost a vytvářejte písemné písemné poznámky, které přesně a formálně popisují aktivity jednání. Účastníci ocení vaši pozornost detailům.
Varování
Nepoužívejte zařízení, jako je smartphone, pro zachycení poznámek zasedání - nepředstavuje pozitivní obraz a lidé, kteří nevědí o možnostech chytrých telefonů, si možná budou myslet, že prostě hrajete na svém telefonu, místo abyste naslouchali členům organizace diskutují.
