Pokud plánujete zahájit call centrum, můžete bezpečně odložit staré doporučení, že umístění je vše. Vzhledem k tomu, že váš jediný kontakt se zákazníky - nebo většina z nich - navštěvujete vás nikdy osobně, dostatečný prostor je důležitější než místo. Požadavky na infrastrukturu a ukládání dat jsou rovněž zásadními faktory. Navíc, protože pracovní prostředí může být docela hlučné, fyzické uspořádání by mělo být nejen pohodlné pro vaše zaměstnance, ale mělo by také snížit hluk.
Požadavky na čtverečné stopy
Response Design Corp. - která se specializuje na návrh call centra - se zabývá nároky na prostor ve smyslu "čtverečních stop na sedadlo" a doporučuje, abyste povolili 125 až 150 čtverečních stop na sedadlo. "Toto číslo náměstí se vztahuje na všechny společné potřeby, nikoliv pouze na kubické," uvádí poznámka Design Response. Pokud jde o prostor v kabině, cituje jedno call centrum, kde každý zástupce oddělení služeb zákazníkům poskytl schůzku o rozloze 33 čtverečních stop. Kombinací těchto zaměření, pokud máte v plánu začít s 10 telefony, budete potřebovat přibližně 330 čtverečních stop prostoru pro kabiny a dalších 920 až 1170 čtverečních stop pro zasedací místnost, toalety a ukládání dat.
Určení požadavků na infrastrukturu
Spolupracujte s konzultantem v oblasti obchodních telekomunikací, abyste určili potřeby infrastruktury. Vnitřní kabeláž, telefonní systém a požadavky na šířku pásma patří k nejdůležitějším aspektům. Můžete například rozhodnout, zda jsou standardní telefonní linky se spínaným obvodem nebo Voice Over Internet Protocol nejlepší volbou. Pokud zvolíte VoIP, zkontrolujte, zda je potenciální web již nastaven pro síťovou službu s optickými vlákny a zda můžete sestavit náklady na jakékoli požadované úpravy do leasingové platby nebo zda je nutné zaplatit tyto náklady předem. Šířka pásma se týká rychlosti přenosu dat, což určuje rychlost a efektivitu vašich internetových připojení.
Optimalizujte prostředí pro ukládání dat
Aby byla zajištěna spolehlivost času a spolehlivosti systému, nainstalujte datová zařízení v uzavřené místnosti vybavené samostatným systémem klimatizace a zařízení pro monitorování vlhkosti. Společnost Avtech Software, Inc., která se specializuje na řízení datových center a prostředí, doporučuje teplotu místnosti v rozmezí od 68 stupňů do 75 stupňů Fahrenheita a relativní vlhkost od 45 procent do 55 procent.
Nákup softwaru a zařízení
Ve své knize "Sada výukových kurzů pro telefonní centrum Comdex" autor a podnikatel Vikas Gupta doporučuje, aby všechna nová call centra začala s pěti základními technologiemi. Patří k nim připojení k internetu, automatizovaný distributor hovorů, interaktivní hlasový systém, integrovaná počítačová telefonie a nástroje pro kontakt s klientem. Pokud se zaměřujete na odchozí hovory, budete potřebovat také software pro prediktivní volby. Každý agent bude potřebovat také počítač a headset. Ceny za software a zařízení se značně liší, takže porovnávejte a získejte nejméně tři citace před rozhodnutím o koupi.
Minimalizujte hluk
Zvukové telefony, probíhající konverzace a provozní vybavení přispívají k hlučnému pracovnímu prostředí. Díky tomu je plánování podlah, uspořádání a pracovní stanice pro snížení životnosti. Možnosti pro dosažení tohoto cíle zahrnují rozmístění pracovních stanic namísto seskupení agentů dohromady, přidání zvukových bariérových panelů mezi pracovními stanicemi, budování jedné nebo dvou soukromých kanceláří pro použití pro schůzky a hovory, které vyžadují soukromí a bytové tiskárny a kopírovací stroje od pracovních stanic. Rostliny a měkké, tlumící hluk, jako jsou žaluzie, koberce, polštáře a polstrované židle, mohou ještě více snížit hluk.
