Ať už se jedná o setkání s klienty, aby předložili návrh nebo uskutečnili pracovní oběd s personálem, posláním pozvánky emailem může být rychlý a účinný způsob koordinace akce.
Zvažte své publikum. Tón vašeho e-mailu se bude muset přizpůsobit tomu, komu pozvete na oběd. Neformální tón funguje dobře, pokud je vaše obědové setkání s personálem a budete trávit čas diskutováním o strategiích a brainstormingu. Je-li účel schůzky vážnější, musíte to uvést v korespondenci s pozvanými zaměstnanci. Pokud je obědová schůzka s klienty, možná budete potřebovat formálnější tón v závislosti na vašem pracovním vztahu s nimi.
Najděte restauraci, která bude schopna vyhovět vaší skupině. V závislosti na počtu pozvaných, možná budete chtít vyhledat zařízení, které má k dispozici soukromý pokoj. Když plánujete obědové setkání s klienty, může vám pomoci najít hlídání, které je méně hektické, kde nebude konverzace zatěžována kvůli hluku.
Rozhodněte, koho pozvat na oběd a setkat se s kalendářem kanceláře, abyste zjistili, zda budou k danému datu k dispozici všechny strany. Pro pracovní oběd na pracovníky zarezervujte rychlou telefonickou službu a zeptejte se, zda jsou vybraní pozvaní k dispozici v daný den, a poté je požádejte, aby zůstali otevřené při dokončení plánů.
Zavolejte restauraci, kterou si vyberete, a zaveďte předběžnou rezervaci. Dejte jim vědět, že budete pravděpodobně muset upravit počet účastníků bližší tomuto datu. Pokud zjistíte, že budete mít více návštěv, než jste původně plánovali, nezapomeňte co nejdříve informovat restauraci, aby zaměstnanci mohli vyhovět vašim potřebám.
Zadejte svůj e-mail, včetně e-mailových adres každé osoby, kterou chcete pozvat. Použijte řádek předmětu k uvedení důvodu e-mailu. Zahrnujte slova jako "Důležité" nebo "Označte své kalendáře" a uveďte datum a důvod. Například váš předmět by mohl číst: "Důležité: Pracovní oběd dne 2/18/09-RSVP Potřebné." K obědu s klientem, samozřejmě, budete muset zdokonalit předmětovou řadu a obrátit ji na žádost, spíše než na poptávku.
Použijte tělo e-mailu, abyste vysvětlili potřebu setkání na oběd a co byste chtěli účastníci přinést nebo sdílet během setkání. V závislosti na tom, jak je těžké umístit lidi dole, možná budete chtít požádat, aby měli RSVP, abyste mohli dokončit rezervaci s restaurací.Pokud nastavujete klientský oběd, možná budete chtít požádat o polední setkání a uveďte, jaké položky chcete s nimi diskutovat
Tipy
-
Přístup by měl být založen na pracovní atmosféře vaší společnosti, od příležitostného až po formální. Odeslat kopii správnímu personálu tak, aby mohl být aktualizován kancelářský kalendář.
