Psaní ručního potvrzení se může zdát staromódní nebo dokonce náročné, ale zákazníci oceňují skutečnost, že jste vynaložili další úsilí, abyste zajistili, že mají záznamy o svých výdajích. Dokonce i podniky s automatizovanými pokladnami někdy zaznamenávají výpadky napájení a selhání internetových služeb. Namísto ztráty podnikání si můžete zapsat potvrzení o prodeji zboží ručně, pokud se nejednáte o velkoobjemové nákupy.
Proč poskytovat příjem?
Poskytnutí přesných příjmů má mnoho výhod pro vaše zákazníky a vy, obchodníka. Tato praxe chrání vaši reputaci obchodníka nebo poskytovatele služeb. Prodejní doklad, který poskytnete, ukazuje zákazníkovi, že obdržel veškeré zboží a služby, které zakoupil, za správnou cenu. Příjemce dokumentuje také konkrétní preference zákazníka. Sledování předvoleb zákazníků a nákupních vzorů vám pomůže sledovat inventář a naplánovat zásoby.
Vedle dodržování předpisů IRS a průmyslových standardů poskytuje i přesné příjmy následující údaje:
- Chrání vaše zaměstnance před falešnými obviněními z nekalých nebo nečestných praktik.
- Tato praxe usnadňuje řešení sporů.
- Poskytování potvrzení pomáhá stanovit datum zahájení a vypršení platnosti záruky.
Jak zapsat potvrzení o platbě
Pro účely IRS musí každý doklad o zaplacení nákladů na podnikání zahrnovat den, měsíc a rok uskutečnění transakce, seznam všech zakoupených položek nebo poskytnutých služeb a celkovou zaplacenou částku. Průmyslové standardy pro firmy diktují, že obsahuje také vaše obchodní jméno a kontaktní informace spolu s použitou platební metodou, ať už hotově, šekem, peněžním příkazem, kreditní kartou nebo elektronickým převodem prostředků.
Jsou příjmy právním požadavkem?
V mnoha státech musí pronajímatelé písemně doručit potvrzení o pronájmu, pokud o to požádá nájemce, bez ohledu na to, jakým platebním prostředkem je použitý nájemce. Některé státy vyžadují pouze potvrzení o nákupu nad určitou částku v dolaru. Dokonce i ve městě, které nemá žádné takové právní požadavky, nicméně nejlepší praxe v oboru vyžaduje, aby vám pro každou transakci poskytl potvrzení. Jednoduché "Chtěli byste si příjem?" splňuje veškeré právní nebo průmyslové závazky v těch státech, které od nich nevyžadují.
Jaký je význam dokladu o platbě?
Důkaz o zaplacení zahrnuje původní potvrzení o nákupu, zrušené šeky, bankovní výpisy a výpisy z kreditní karty. Stránka potvrzující transakce nebo potvrzovací e-mail může být také dokladem o platbě, pokud obsahuje datum, seznam všech zakoupených položek nebo služeb a konkrétní způsob platby, který byl použit k dokončení nákupu.
Jak ručně psát příjem platby
Používáte-li šablonu potvrzení nebo ne, postupujte podle následujících kroků a zapište potvrzení o přijetí:
- V pravém horním rohu schránky napište číslo potvrzení. Chcete-li zákazníkovi poskytnout stejné číslo transakce, začněte číslem 001 a pokračujte odtud. Dokud budete také zahrnovat dnešní datum, můžete použít stejné čísla následující den.
- V levém horním rohu napište jméno firmy a kontaktní informace. Zahrnujte telefon, fax, e-mailovou adresu a webové stránky vaší firmy spolu s pracovními hodinami. Nejen, že tyto informace pomohou zákazníkovi zjistit, zda nákup byl nebo nebyl výdajem na podnikání, ale zákazník může přenést vaši adresu a pracovní dobu na přátele a rodinu.
- Přeskočte řádek a začněte uvádět všechny zakoupené položky spolu s krátkým popisem každého z nich a konče kupní cenou položky napravo.
- Před odečtením jakýchkoli kuponů uveďte celkovou cenu. Poté si vezměte slevy a poskytněte nový celkový počet. Přidat daň z prodeje. Přidejte poplatky za přepravu a manipulaci, pokud se nejedná o nákup v obchodě.
- Nakonec napište použitý způsob platby a jméno zákazníka na poslední řádek potvrzení nebo kdekoliv, kde se píše "obdržel od." Dejte zákazníkovi jednu kopii a druhou nechte pro své záznamy.
