Jen několik situací je nepohodlnější než to, že musím říci zaměstnance nebo zákazníkovi: "Ne." Obchodníci často cítí, že odmítnutí vyhovět požadavkům způsobuje špatné pocity z nich a obchodu, které by mohly ovlivnit budoucí prodej. Ještě horší je, když se klient nebo zaměstnanec odvolá na rozhodnutí, že byste museli říci, že ne jednou, ale dvakrát. V tomto okamžiku se spisovatel obává o správný tón, který má používat, a o tom, kolik informací odhalí, aby nedošlo k dalšímu dotazování nebo dokonce soudnímu jednání.
Získejte kus firemního hlavičkového papíru, který chcete použít pro vaši odpověď. Odpověď na odvolání představuje konečné slovo v této věci a pomocí oficiálního hlavičkového papíru pomáhá zprostředkovat dojem autority.
Zadejte datum, přeskočte mezeru a zadejte celé jméno a adresu příjemce.
Přeskočte další místo, zadejte "Vážený pan / Ms. (název vložky)", za kterým následuje dvojtečka. Pokud máte pocit, že je třeba zvláštní pevnost, vynechte "drahou" a jednoduše zadejte jméno příjemce. Přeskočit další prostor.
V prvním odstavci informujte okamžitě příjemce, pokud je její odvolání uděleno, a krátce vysvětlit, proč obdržela její žádost.
Pokud neuděláte odvolání, poděkujte příjemci za její zájem o vaše podnikání nebo o její náročnou práci a na konci odstavce jej dejte špatnou zprávu. Umístění špatných zpráv na konci odstavce vám umožní nejprve zmírnit úder, což pomůže zachovat dobré jméno příjemce. Vysvětlete důvody krátké odepření žádosti; vyhýbejte se tomu, aby příjemce poskytl tolik informací, aby mohl tuto politiku prověřit a druhý odhadnout.
Ve druhém odstavci uveďte další doplňující informace. Pokud jste odvolání odmítli, dejte jí vědět, že vaše rozhodnutí je konečné a že věc je uzavřena.
Zadejte "Pozdravy" nebo "Upřímně" a přeskočte tři řádky. Vytiskněte písmeno a označte své jméno nadpisem modrým nebo černým inkoustem. Zachovejte kopii dopisu pro vaše záznamy.
Pošlete dopis certifikovanou poštou, abyste si uchovali záznam o vaší odpovědi a důkaz, že příjemce obdržel dopis. Tento záznam může být důležitý, pokud věc přejde k soudu.
