Stalo se to každému alespoň jednou. Půjčili jste nakupovat nebo jste měli nějakou službu a vy jste měli strašný zážitek ze zákazníků. Samozřejmě pravděpodobně sdělíte svým přátelům všechno. Nicméně, pokud se chcete ujistit, že se to nestane znovu, jedním z nejlepších způsobů, jak získat spokojenost, je napsat dopis reklamace zákazníka. Není to vždycky zábavné napsat jednu z nich - koneckonců, jediný důvod, proč to děláte, je to, že jste měli špatnou zkušenost - ale může to být provedeno profesionálně, což vám může přinést překvapující výsledky. Zde je návod, jak napsat dopis s reklamací od zákazníka, který získá pozornost od lidí, kteří je přečetli.
Jak psát stížnost zákazníka
Nejprve se podívejte na jméno. Zjistěte, komu chcete věnovat pozornost dopisu. Neposílejte je pouze na "Pozor: Zákaznický servis", protože nikdo není za to zodpovědný. Požádejte obchod, ať už osobně nebo telefonicky, kdo je odpovědný za stížnosti zákazníků. Každá korespondence by měla být zaslána této osobě. Máte-li také titul, nezapomeňte jej zahrnout takto: "Pozor: David Jones, viceprezident marketingu".
Dále napište svůj dopis. Neposílejte e-maily; jsou příliš neosobní a je snadné, aby zmizeli do kyberprostoru. Pošlete pravidelný dopis buď do obchodu nebo do firemních kanceláří. Udržujte svůj dopis stručný a stručný; na vysvětlení situace by nemělo být více než dvě stránky.
Když pracujete na svém dopisu, uveďte konkrétní situaci. Řekněme přesně, co se stalo, jako například: "Když jsem byl v úterý 5. března v pokladně, pokladník s názvem Lorraine byl pro mě nesmírně hrubý." Pokud je to možné, časy dokumentů. Pokud je to obchod nebo obchod, kde máte očíslovaný účet, jako je obchodní dům nebo lékařská kancelář, uveďte číslo svého účtu ve veškeré korespondenci. To pomůže komukoliv, kdo si přečte váš dopis, aby vašu stížnost spojil s tím, koho jste vlastně.
Použijte pozitivní a uctivý tón. Je pravděpodobné, že váš dopis bude směřovat k vyšší administrativní osobě, která bude sympatizovat s vaší situací. Spíše než být nepřátelští, řekněte, že jste nevinnou obětí. Dokonce lépe, ujistěte se, že jste si uvědomili, že taková špatná služba není běžným standardem společnosti a že víte, že by jejich podnikání nikdy nebylo špatně zacházeno špatně. Připomeňme jim, že si opravdu vychutnáte nakupování tam, ale chcete se ujistit, že jsou si vědomi potenciálně škodlivé situace v oblasti služeb zákazníkům.
Nakonec požádejte o odpověď. Stanovte lhůtu, ale udělejte to jako rozumnou. Řekněme něco jako: "Doufám, že se s vámi v průběhu následujících třiceti dnů slyším, aby mohla být tato záležitost vyřešena." Pokud neslyšíte od osoby, kterou jste napsali, v daném časovém rozmezí, zavolejte nebo odešlete další dopis (další důvod, proč byste měli dostat jméno osoby na dopis). Ať už je odpověď na jakoukoli odpověď, ať už je to ospravedlňující dopis nebo dokonce kupony pro další produkty, zašlete poděkování, jakmile bude dopis vyřešen. Postupujte podle těchto jednoduchých strategií a určitě získáte pozitivní odpověď na stížnost zákazníků!
Tipy
-
Pokud je to vůbec možné, pokuste se situaci vyřešit ihned poté, co k tomu dojde. Je pravděpodobné, že při osobním rozhovoru s manažerem nebo nadřízeným budete mít jistou spokojenost. Pokud správce nadřízeného nebo správce obchodu nebude mít čas na to, aby s vámi promluvil, nebo vás odmítnou bez vyřešení problému, pak jděte nahoru na firemní žebřík.
Varování
Nevystavujte nerozumné požadavky, například: "Chci, aby vystřelil mechanik!" nebo "Očekávám, že budu kompenzován za toto nepříjemnosti!" Pokud jste incident skutečně nepoškodili, prostá omluva je naprosto dobrá odpověď.
