Účtování inventáře paliva vyžaduje funkční metodu objemového měření jak při příjmu, tak při vydávání paliva. Environmentální faktory mohou způsobit nedostatek inventáře; například při vysokých teplotách může být některé palivo v nepotlačovaných nádržích odpařeno, a proto není k dispozici pro měření objemu kapaliny nebo dokonce unikne, když je nádoba otevřena pro manuální měření. Alternativně může studené počasí způsobit kontrakci objemu kapalného paliva. K ochraně před krádežemi, ačkoli použití uzamykacích mechanismů je také důležité pro udržení přesného zásobování palivy.
Nahrajte transakce s palivem v lodním deníku. Společnosti s více lokalitami by měly mít lodní deník pro každé místo vydávání, které pravidelně aktualizují pracovníci administrativního serveru. Řidiči společnosti by měli vést osobní denník palivových transakcí. Sdílené vozy by měly mít své vlastní přihlašovací údaje kromě nezávislých protokolů řidiče, aby mohly být oba datové sady odkazovány později. Deník vozidel a řidičů by měl zahrnovat také každodenní vzdálenost sledovanou palivovou účinností.
Pravidelně kombinujte data z lodních deníků do počítačové tabulky a vytvořte tak větší obrázek o organizačním využití paliva. Firmy s sklady paliva mohou pomocí údajů v lodním deníku určit, kolik paliva zůstává na skladu.
Manuálně kontrolujte a zaznamenávejte skutečné palivo v zásobnících pravidelně pomocí mechanizovaných indikátorů a ručního lisu. Srovnání skutečného zásoby pohonných hmot s odhadem v tabulkovém automatu může upozornit společnost na vadné zařízení čerpadel nebo krádeže. Podle společnosti Cantest Solutions Inc. by odpařování paliva nemělo mít za následek větší než 0,125% odchylky měření i v průměru letního dne. Nesrovnalosti výrazně vyšší než to mohou znamenat problém.
Uzavřete čerpadla a plynové uzávěry vždy, když se nepoužívají. To zabraňuje srážení inventáře kvůli krádeži.
Porovnejte data z jednoho měsíce s daty z deníků a tabulek. Křížové odkazy na údaje mohou odhalit trendy týkající se spotřeby paliva a mohou dokonce poskytnout užitečný ukazatel údržby vozidel, protože záznamy budou sledovat spotřebu paliva každého vozidla.
Tipy
-
Vytvoření více tabulek na základě údajů v deníku může zaměstnancům účetnictví sledovat různé faktory relevantní pro podnik. Některé podniky, jako je čerpací stanice, se mohou spokojit s nahráváním jednoduchých informací o palivu a vypalováním zpráv, zatímco podniky, které používají vozidlové parky, mohou získat užitečný přehled o komplexnější evidenci záznamů.
Varování
Důležité je čas od času provádět ruční měření, zejména při správě podzemních palivových nádrží. Mechanizovaná čtecí zařízení mohou selhat a nádrže mohou unikat, což znamená, že jednoduchý test objemu s pravítkem na měrku může unést problém před tím, než se sněhové koule objeví v něčem přísnějším.
