Existuje mnoho typů písemné komunikace používané v podnikání. Společnosti používají písemnou komunikaci, aby instruovaly zaměstnance o zásadách společnosti, informovaly zákazníky o produktech a službách a informovaly investory o podnikových strategiích. Klíčem k psaní efektivní obchodní komunikace je přizpůsobení zprávy cílovému publiku. Napište jasným, jednoduchým a stručným způsobem, aby lidé mohli snadno pochopit vaši zprávu.
E-maily
E-maily jsou nejběžnější formou písemné obchodní komunikace, podle startupbizhub, on-line referenční stránky. Obchodní profesionálové používají e-maily k zasílání dokumentů, nastavení schůzek, potvrzení schůzek a kontaktování uchazečů o zaměstnání. Navzdory jejich relativnímu neplnění se vaše e-maily stále setkávají jako profesionály. Ujistěte se, že adresy svých e-mailů adresujete všem zúčastněným stranám. Odchod pouze jedné osoby může znemožnit efektivitu e-mailu. Seznamte také se specifickým tématem vašeho e-mailu v oblasti "Předmět". Vyhněte se psaní dlouhých odstavců ve vašich e-mailech. Místo toho rozdělte text s kratšími odstavci a body odrážky podle časopisu Forbes online.
Návrhy
Návrhy jsou dokumenty, které popisují nastávající projekty. Například obchodní konzultanti a reklamní agentury předkládají společnosti návrhy na projekty nebo speciální úkoly. Marketingový manažer může předložit výzkumnému a vývojovému oddělení návrh na výzkum produktů. Návrhy jsou často pouze jedna nebo dvě strany dlouhé. Mnoho společností používá pro své návrhy konkrétní formy. Ujistěte se, že jste v návrhu jednoznačně identifikovali všechny kroky a úkoly projektu. Zahrnout související náklady na každý konkrétní úkol. Napište seznam tiskových, poštovních a poštovních nákladů, pokud píšete návrh na projekt přímého pošty.
Zprávy
Zprávy jsou dalším typem písemné obchodní komunikace. Společnosti používají zprávy pro informování zaměstnanců o různých aspektech podnikání. Finanční oddělení například napíše finanční výkazy za účelem shrnutí zisku a prodeje společnosti. Stejně tak manažer marketingového výzkumu může napsat zprávu, která shrnuje výsledky telefonického průzkumu zákazníků. Napište přehledy ve strukturovaném formátu. Uveďte stručný přehled úvodní zprávy. Řekněte například správcům oddělení, jak a kdy jste provedli telefonní průzkum zákazníků. Zahrnout klíčové cíle, které jste určili pro projekt. Shrnutí vašich zjištění v těle zprávy. Přidejte grafy a grafy pro vyjasnění složitějších pojmů. Do přehledu zahrnout sekci shrnutí, která zdůrazňuje klíčová zjištění nebo výsledky. Kromě toho vždy obsahujte průvodní dopis s vaší zprávou, abyste ji představili manažerům nebo vedoucím pracovníkům.
Brožury
Brožury jsou literatura, která obsahuje vaše produkty a služby. Firmy používají brožury k prodeji produktů nebo pomáhají prodejním zástupcům s prodejními hovory. Firmy vyrábějí brožury v mnoha tvarech a velikostech. Některé brožury mají velikost dopisu, zatímco jiné jsou složeny na půl nebo třetinu. Použijte barvy a obrázky v brožurách, které obsahují hlavní produkty nebo služby. Rozdělte každou stránku své brožury s dostatkem prázdného místa, což činí brožuru čitelnější.
