Ačkoli písemná komunikace má několik zjevných výhod oproti ústní komunikaci, jako je jednoznačnost ve smyslu, snadná replikace a trvalost, písemná komunikace není vždy nejlepší volbou pro podnikovou, akademickou nebo osobní komunikaci. Pochopení nevýhod psaných komunikačních pozic určuje nejlepší způsob komunikace pro každou situaci.
Neosobnost
Písemná komunikace je méně osobní než ústní komunikace, takže je méně vhodná pro emoční zprávy. Například většina lidí má pocit, že důležitá zpráva, jako je vystřelování, propagace, ukončení vztahu nebo navrhování manželství, by měla být sdělena osobně. Komunikace prostřednictvím psaní nebo e-mailu je také méně účinná než osobní komunikace při budování osobních vztahů.
Možnost špatné komunikace
Písemná komunikace neobsahuje nuance tónu hlasu nebo výrazu obličeje, čímž je pravděpodobnější chybná komunikace. Humor a sarkasmus jsou obzvláště obtížné předávat v písemné komunikaci a mohou být chápány jako urážky. To nutí lidi psát ve formálnějším, vážnějším tónu a přispívají k neosobní povaze písemné komunikace.
Nedostatek okamžité zpětné vazby
Ústní komunikace zpravidla vytváří okamžitou verbální a neverbální zpětnou vazbu, která často informuje další poznámky mluvčího. Písemná komunikace postrádá tento důležitý prvek, a dokonce i u některých forem digitální komunikace, jako je textování nebo rychlé zprávy, písemné odpovědi postrádají spontánnost ústní komunikace. Písemná komunikace nemůže být okamžitě upravena tak, aby vyhovovala potřebám publika, objasnila otázku nebo odpověděla na vyvrácení. Kromě toho, pokud dojde k nesprávné komunikaci, spisovatel se nemusí o tom dozvědět včas, aby ho opravil.
Náklady, materiály a skladování
Písemná komunikace často trvá déle než ústní komunikace, takže může být pro firmy daleko dražší. Navíc, tištěné kopie písemné komunikace vyžadují tiskárny, inkoust a papír a také zabírají úložný prostor.V mnoha případech musí být také uložena elektronická komunikace, i když náklady na takové ukládání z hlediska prostoru a nákladů jsou mnohem nižší než náklady na ukládání v tištěné podobě. Ať už se jedná o hardwarovou kopii nebo elektronický materiál, může být skladovaný materiál neúmyslně ztracen nebo zničen.
Odpovědnost
Stálost písemné komunikace může způsobit závazek. Například mluvené poznámky lze snadno zapomenout, e-maily, poznámky a další dokumenty mohou být použity jako důkazy na soudu, a to i roky poté, co byly napsány. Kromě toho snadná replikace písemné komunikace z něj činí riziko. zatímco mluvený barevný vtip může urážet několik lidí, například nevhodný e-mail lze okamžitě předat tisíce příjemcům.
