Oslovení obchodního dopisu je něco, co čtenář uvidí před přečtením zbytku dopisu. Nesprávně napsaný pozdrav může poškodit čtenáře a nastavit špatný tón pro zbytek dopisu. Obvykle byste měli při formování dopisu pozdravit formální a úctu. Pokud si nejste jisti, je vždy vhodné se obrátit na někoho podle jeho názvu a příjmení. Mohou však existovat případy, kdy lze k obchodním dopisům použít jména.
Pravidlo Thumb
Obecně platí, že lidé jsou adresováni podle názvu a příjmení v obchodní korespondenci. Toto je nejvíce formální a tradiční způsob, jak oslovit obchodní dopis, včetně obchodních dopisů prostřednictvím e-mailu. V některých případech je však přijatelné použít křestní jméno. Bez ohledu na to, jakým způsobem se rozhodnete oslovit osobu v obchodním dopisu, obvykle se po každém pozdravu používá dvojtečka.
Obeznámenost
Pokud jste na základě svého jména s osobou, jemuž se týká dopis, je obecně přijatelné, že se osobě oslovíte také svým jménem ve svém dopise. Dále můžete vzít signály z předchozí korespondence z obchodního kontaktu, abyste zjistili, zda můžete použít křestní jméno. Například je přijatelné se obrátit na osobu křestním jménem v obchodních dopisech, pokud vám zaslal korespondenci a podepsal jej pomocí svého křestního jména. To znamená, že můžete použít neformálnější přístup.
Nejednoznačné jména
Když píšete někoho, koho jste nikdy nesetkal a jméno je nejednoznačné, jako Pat, Leslie nebo Chris, můžete se obrátit na obchodní dopis podle příjmení a příjmení, abyste se vyhnuli nesprávnému použití příslušného pohlaví. Mohou být použity jiné genderově neutrální pozdravy, které zcela vyloučí název, jako "Na koho se to může týkat" nebo "Vážený pane nebo paní".
Když nepoužíváte první jména
Obchodní dopis, který má formální nebo právní povahu, by měl být vždy adresován nadpisem a příjmením, bez ohledu na známost s čtenářem. Při oslovování žen by spisovatel nikdy neměl převzít manželský stav; neutrální výraz "paní" by měla být použita, pokud žena výslovně neuvedla, že preferuje "paní" tím, že ji použijete ve vlastní obchodní korespondenci nebo vám to řekne. Pokud má člověk profesionální titul, například "Dr.", je vždy nejlepší použít tento titul.
