"Chci, aby ta zpráva na stole byla první věc v pondělí ráno!" bláznivý šéf křičí k otřeseným podřízeným ve filmech, televizních pořadech, knihách a pravděpodobně víc než několika reálných obchodních prostředích. Spíše než se zastrašit myšlenkou sestavení zprávy, uvítá ji jako příležitost předvést vaši práci. Obchodní zprávy jsou důležitými dokumenty, protože vysvětlují často složité body, problémy nebo výzkum jasně a stručně. Zprávy přikládají pozornost, protože jsou oficiální. A protože píšete zprávu, můžete se rozhodnout, co se má dát.
Co je obchodní zpráva?
Hmatatelný dokument. Businessdictionary.com definuje a zpráva jako "dokument obsahující informace uspořádané v narativní, grafické nebo tabulkové podobě, připravené ad hoc, pravidelně, opakovaně, pravidelně nebo podle potřeby."
Skutečnost, že obchodní zpráva je dokument, pouze zdůrazňuje její důležitost. Zatímco byste mohli být na agendě schůzky, abyste podávali zprávu o majetku získaném během čtvrtletí, během a po vaší prezentaci, budete mít obchodní zprávu, na kterou se můžete obrátit, a můžete také rozdávat kopii účastníkům. Vzpomínáte si na obávané knihy, které jste museli dělat ve škole? Čtení knihy bylo prvním krokem, pak jste musel napsat synopse toho, co jste četli. Někdy jste dokonce museli předložit zprávu celé třídě. Ale abych vám pomohl, měl jste ve své ruce hmatatelnou zprávu. Tak je důležitá zpráva.
Snímek v čase. Obchodní zpráva je souhrn faktů a statistik o konkrétním aspektu podniku. Obvykle se jedná o snímek včas, který se hlásí k určitému období. Například výroční zpráva se zabývá důležitými finančními údaji a výskyty, které poskytují finanční snímek pro daný rok, zatímco čtvrtletní zpráva pokrývá konkrétní čtvrtletí roku.
Většina přehledů, bez ohledu na typ nebo účel, pokrývá určitou dobu. Finanční zprávy se týkají určitého období. Finanční prostředky společnosti se liší meziročně a od měsíce k měsíci. Dokonce i zpráva o dostupných produktech je přesná pouze po určité časové období, protože nové výrobky jsou zavedeny a starší jsou přerušeny.
Formální nebo neformální. V závislosti na jeho účelu a kdo ji uvidí, zpráva by mohla být formální nebo neformální. Formální zprávy jsou ty, které budou vidět a posuzovat šéfové, vrcholové vedení, klienti, potenciální klienti nebo investoři nebo i veřejnost. Stejně jako všechny zprávy by měly být dobře psány a prezentovány bez výpovědí nebo chybných hlášení, snadno srozumitelné a přesné penny.
Neformální zprávy jsou neméně důležité. Zaměstnancům, kteří musí vyplnit své výkazy výdajů, je třeba je hradit. Typicky neformální obsahují v těchto zprávách popisy, data a dolarové částky zapsané do formuláře společnosti. Pokud zaměstnanci nevypracují zprávu důkladně a včas, nemusí jim být uhrazeny letenky, taxíky a pokrmy zákazníků, které zaplatili za svou nedávnou pracovní cestu.
Přehledy jmény. Mnoho, ne-li většina, obchodní zprávy nejsou dokonce nazývány zprávami. Mohou to být prohlášení, jako například výkaz zisku a ztráty nebo výkaz zisku a ztráty nebo jiné účetní závěrky, jako jsou rozvahy. Nebo mohou představovat přehledy rozpočtu nebo prodejní prognózy.
Důvody použití přehledů podnikání
Vypracování vynikající zprávy pomáhá pochopit, proč bude zpráva použita.
Shrnout. Zprávy pomáhají jasným a srozumitelným způsobem vysvětlit složitý nápad, proces nebo finanční situaci společnosti. Měsíce nahromaděných dat nebo roky výzkumu mohou být shrnuty v krátké zprávě. Samozřejmě, nemusí mít každý detail, který byl ve výzkumu odhalen, ale zpráva poskytne těm, kteří čtou zprávu, stručné shrnutí výzkumu nebo dat.
Zjednodušit. Lidé, kteří váš přehled přezkoumají, nemusí mít čas, touhu nebo dovednost vyhodnotit veškerá data a výzkum, který za nimi stojí. V každém případě mají svou vlastní práci. Váš přehled jim dává to, co potřebují vědět.
Vyjasnit. Pokud by 10 lidí četlo a zhodnotilo všechny údaje a výsledky výzkumu, které jste shromáždili, dospěli by k různým závěrům. Váš přehled zajišťuje, že všichni pracují ze stejného hlediska, protože jim dáváte stejné údaje.
Přesvědčit. Řekněme, že vaše společnost chce přesvědčit investory, aby vložili kapitál, aby mohli financovat nový nápad. Váš přehled bude zahrnut v obchodním plánu, který bude sdílen s investory. Ostatní spolupracovníci sestaví výkaz zisku a ztráty společnosti a další výkazy o finančním stavu, ale vaše zpráva bude prodejní projekcí, v níž bude uvedeno, kde se společnost domnívá, že jsou nevyužité trhy, a prodeje, které by mohly přinést. Účetní závěrka je důležitá, ale vaše zpráva je ta, která by mohla přesvědčit investory na plotu, aby přišli na palubu, nebo ne.
Prokázat bod. Zprávy o podnikání se často používají při těžkých rozhodnutích, například o tom, zda se má snižovat, což by mohlo zahrnovat propouštění. Nikdo nechce jít tímto směrem, ale když je zpráva před nimi, ukazující stálý pokles zisku ve srovnání s výdaji, jako jsou platy, je jasné, co je třeba udělat. Nebo, na pozitivní straně, zprávy mohou ukázat, zda je společnost schopna rozšířit se do nových vzrušujících směrů.
Vyřešit problém. Setkali jste se na schůzkách, kde diskuse o problémech probíhají kolem, aniž by dospěli k životaschopnému řešení. Ale pokud sdílíte své reporty na velké obrazovce projekce, všichni se dívají na tentýž problém současně. Prohlížení hmatatelného dokumentu s tabulkami a grafy, které ukazují, kde situace skutečně stojí, umožňuje všem společně analyzovat stejný materiál a dospět k řešení společně.
Typy obchodních přehledů
Existuje nekonečný počet obchodních zpráv, které lze psát, zejména proto, že můžete také napsat vlastní přizpůsobený přehled a pojmenovat ho podle svého přání. Obecně však obchodní zprávy spadají do čtyř kategorií: vysvětlující, analytické, pokrokové a právní. Samozřejmě, že se mohou a překrývají. Zpráva o pokroku by mohla být například vysvětlena. Jeho primárním účelem je však poskytnout aktualizaci situace.
Vysvětlující zprávy. Některé obchodní zprávy jsou psány, aby vysvětlily situaci nebo téma tak, aby každý mohl rozumět. Můžete napsat například vysvětlující zprávu, která vysvětlí výzkum, který jste provedli. Pokud předkládáte pouze tabulku s výsledky výzkumu, přirozeně se zaplníte otázkami ohledně důvodu výzkumu, metodiky, velikosti vzorku a dalších. Takže namísto jen tabulky výsledků byste měli začít stručně uvedením důvodu, proč jste provedli výzkum a jak jste s tím vynaložili, například pomocí telefonních nebo poštovních průzkumů, sledování dat po určitou dobu nebo jakoukoli metodologii. Dále vysvětlíte výsledky svého výzkumu pomocí tabulky, schématu nebo jiné metody, která umožní jasné výsledky. Pak shrnete poznatky v několika větách.
Analytické zprávy . Tento typ sestavy poskytuje analýzu, možná porovnáním dvou situací nebo možností. Místo toho, aby vysvětlil, analytická zpráva provádí alespoň část analýzy zjištění pro čtenáře. V analytické sestavě můžete použít vizuální prvky, které dokládají body, jako jsou diagramy nebo tabulky dat.
Zprávy o pokroku. Stejně jako školní zprávy, zprávy o pokroku ukazují, jak se věci děje právě teď. Nejsou založeny na horách výzkumu nebo analýzy; jsou aktualizace pro lidi, kteří ji potřebují. Výroční zprávy, finanční výkazy, jako jsou výkazy příjmů, a další zprávy, které jsou snímky časového okamžiku, jsou zprávy o pokroku.
Právní zprávy. Veškeré zprávy, které společnost vyžaduje ze zákona, aby sestavovaly a zveřejňovaly, zasílají nebo zasílají jinému subjektu, jsou druhem právní zprávy. Právní zprávy jsou také někdy dokončeny, aby chránily společnost před možnými soudními spory nebo jinými právními problémy. Je-li sestava sestavena pro daňové účely nebo požadována komisí pro cenné papíry a burzy, soudem nebo jiným úředním subjektem, patří do právní kategorie.
Příklad psaní společných přehledů
Podle online studijního laboratoře Purdue University (OWL) většina obchodních zpráv nemá univerzální formát. Zkontrolujte, zda má vaše firma preferovaný formát pro sestavu, kterou píšete. Pokud tomu tak není, můžete si ji libovolně zkomponovat. Nicméně, OWL má návrhy, které vám pomohou ujistit se, že pokryjete všechny základy a psát nejlepší zprávu, kterou můžete.
- Držte to krátké.
- Znáte své publikum a napište jim.
- Použijte záhlaví a zvýrazněte důležité body.
- Najděte nejdůležitější poznatky, argumenty nebo body.
- Rozhodněte se, zda chcete zahrnout vaše závěry nebo to nechat čtenářům.
Obsah vaší zprávy se bude lišit v závislosti na účelu a publiku. Pro interní sestavu už publikum o společnosti zná, takže je nemusíte vyplňovat na těchto detailech. Veřejná zpráva nebo jedna s více publikem by měla prospěch z některých základních informací o společnosti.
Titul / titulní stránka. Každá zpráva potřebuje jasný název, který vysvětluje, co odhalí. To není místo, kde je člověk chytrý; průhlednost je klíčová. Pro krátkou nebo neformální zprávu se provede jednoduchý název v horní části stránky, po němž následují data. Například:
Přehled příjmů a výdajů za první čtvrtletí roku 2018
Formální zprávy potřebují titulní stránku, která obsahuje název, datum a autor,, například:
Přehled příjmů a výdajů
První čtvrtletí roku 2018
Připravil
(tvé jméno)
Pokud se sestava připravuje pro určitou osobu nebo skupinu, přidejte ji po svém jménu, například:
Pro
Společnost XYZ, Inc.
Úvod. Začněte s krátkou historií nebo příslušnými informacemi o společnosti, pokud si myslíte, že je to potřeba. Pak stručně vysvětlete, proč byla tato zpráva připravena. Pokud zpráva předkládá výsledky výzkumu, stručně vysvětlete metodologii výzkumu. Pro krátkou zprávu by to mělo být několik vět. Formální přehled může obsahovat celou stránku. Některé formální zprávy začínají souhrnným shrnutím, který poskytuje přehled nebo souhrn zprávy, takže pokud je to všechno, co někdo čte, budou stále chápat zprávu.
Obsah. V dlouhé zprávě, seznamy a výkresy s čísly stránek.
Sestava zprávy. Zde jsou vaše data, klíčové nebo nejdůležitější informace o vaší zprávě. Zahrnout vizuály, jako jsou grafy, diagramy, tabulky nebo grafy, spíše než samotný text. Vizuály ukazují lidem to, co chcete, aby je věděli, a jsou interaktivní, což vaše pozornosti čtenářů udržuje. Tabulky, grafy a další vizuální podpůrné dokumenty jsou "důkazem" toho, co oznamujete. Vždy nejprve začněte nejdůležitějšími daty.
Výsledek. Tato část je volitelná a závisí na vašem čtenáři.Chcete jim říct, jak interpretovat výsledky, nebo nechat zprávu hovořit sama?
Závěry. Formální zprávy potřebují konec, který shrnuje výsledky, ať už se očekávalo, nebo se to stalo překvapením, a jak budou ovlivňovat budoucí rozhodnutí.
Výjimky. Výroční a čtvrtletní zprávy jsou příklady, které mohou být kreativnější. Zejména pokud se podnik oslovuje širokou veřejnost, jako je roční nebo čtvrtletní zpráva nemocnice, lze nejlépe informovat aktualizace prostřednictvím přesvědčivých příběhů o zachráněných životech nebo zaměstnancích, kteří provádějí nejmodernější techniky. Firmy mohou také s tímto vývojem souviset prostřednictvím rozhovorů s pracovníky provádějícími nejmodernější výzkum nebo vynalézáním nových vzrušujících produktů.
Nakonec, jak píšete svou zprávu, je na vás. Stačí to zkrátit, držet své publikum ve vaší mysli a obsahovat informace, které jasně vyjadřují vaši zprávu. Žádný pot. Budete to mít na stole vašeho šéfa v žádném okamžiku.
