Když se rozhodnete vydávat kreditní karty určitým zaměstnancům, je třeba zavést pravidla a pravidla, kterými se řídí používání těchto karet. Je také dobré mít k dispozici řadu postupů, které pomohou sledovat výdaje na kreditní karty a udržet výdaje pod kontrolou. Kreditní karty společnosti by měly být vydávány pouze zaměstnancům, kteří je potřebují k obchodním účelům, jako jsou cestovní nebo kancelářské náklady. Jedním z ustanovení kreditní karty společnosti by mělo být, že zneužití karty bude mít za následek ukončení.
Osobní užití
Obchodní kreditní karty mohou poskytovat pohodlný způsob financování příležitostných nákupů a služebních cest, ale také představují významnou příležitost k zneužití. Dobré zásady a postupy mohou pomoci chránit podniky od zaměstnanců, kteří používají karty, aby pokryli své osobní výdaje, a mohou ochránit zaměstnance tím, že jim dovolí vědět, jaké druhy nákupů mohou bezpečně provést bez strachu z represálií.
Jedním ze způsobů, jak udržet podnikovou kreditní kartu, aby zaměstnanci využívali pro osobní potřebu, je vydávat karty pouze zaměstnancům, kteří vykazují dobrou finanční odpovědnost. To může vyžadovat provedení kontroly kreditů u zaměstnanců, kteří jsou považováni za kartu. Měla by být navržena zásada, která zakazuje používání plateb kreditní karty pro osobní nákup. Aby to pomohlo zmírnit, měly by být karty vydávány zaměstnancům prostřednictvím společnosti a společnost by měla obdržet měsíční účet. Zaměstnanci by měli být požádáni, aby předložili formulář výdajů, který by popsal veškeré náklady účtované na jejich kartě. Pokud se výdajový list neodpovídá skutečnému účtu, pak může být osobní karta použita. Tento systém kontrol a zůstatků pomáhá zaměstnanci připomínat, že je odpovědný za to, jak je jeho karta používána.
Předběžné schválení
Podniková kreditní karta by měla být použita pouze pro obchodní účely, ale pokud je zaměstnanec na cestě zábavní klienti, linka mezi obchodními a osobními účely může být rozmazaná. Každé použití podnikové kreditní karty by mělo být předem schváleno společností. U variabilních poplatků, jako jsou zábavní klienti, by měl být přijat protokol, který vymezuje a definuje přijatelné formy zábavy. Před odbavením klientů by zaměstnanec měl dostat předem stanovený limit, jakou společnost zaplatí, pokud jde o poplatky za podnikovou kreditní kartu. Poplatky za předem stanovenou částku budou v odpovědnosti zaměstnance a použití kreditní karty ve všech neschválených formách zábavy by mělo vést k ukončení.
Odpovědnost
Vzhledem k tomu, že kreditní karty společnosti budou použity pouze pro předem schválené firemní účely, může být dobrým nápadem nepovolit zaměstnancům, aby s sebou nesli kreditní karty společnosti, s výjimkou konkrétních účelů. Vydávání platebních karet pouze na základě potřeby může pomoci zajistit, aby na podnikových kreditních kartách nebyly účtovány žádné neautorizované poplatky.
