Povinnosti a odpovědnosti fakturačního oddělení se značně liší v závislosti na odvětví, v němž působí oddělení, a na klientovi (zákaznickém), který poskytuje. Úspěšné a dobře řízené fakturační oddělení však sdílejí některé konstanty. Například efektivní správce faktur musí vykazovat solidní dovednosti v oblasti vedení, prokázat pracovní znalosti o kolekcích a fakturačních praktikách a schopen motivovat zaměstnance na konzistentním základě.
Navrhněte funkční plán faktur, abyste zajistili, že fakturační a platební cykly budou dokončeny včas a v souladu s normami kontroly kvality. Poskytněte pracovníkům kopie postupů fakturačních zásad a příručku společnosti pro snadnou orientaci.
Dohlédněte na kontroly kvality. Monitorujte písemnou a ústní komunikaci mezi zaměstnanci a klienty. Podívejte se na soulad s kolekcemi a fakturačními postupy, jakož i příklady správně provedených úprav a odpisů.
Provádět školení pro zaměstnance o postupech a standardech společnosti. Nabídněte techniky studeného a měkkého volání, tipy na vyjednávání a školení softwaru.
Správa zpráv o fakturačních a inkasních činnostech. Poskytněte klientům kopie - ne originály - těchto zpráv. Sdružujte informace napříč ostatními fakturačními útvary a dokumentujte účty na jednom místě.
Uspořádat pravidelné schůzky. Analyzujte provozní objem a podle potřeby uveďte změny. Uchovávejte vysokou morálku tím, že uznáte zaměstnance, kteří poskytují vysokou úroveň výkonu, ukazují historii efektivní komunikace s managementem a sledují zaměstnance a přinášejí pozitivní dojem na organizační a fakturační oddělení.
Tipy
-
Aktualizujte počítačový systém oddělení fakturace, jakmile budou k dispozici nové technologie.
