Mít kvalifikovaného manažera, který pomáhá provozovat a dohlížet na všechna oddělení, je nezbytnou součástí úspěšného podnikání. Například manažer je potřebný ke spuštění oddělení nákupu. Pokud se stanete ten správce, pak musíte přesně pochopit, co dělá nákupní oddělení pro firmu. Jednoduše řečeno, nákupní oddělení je zodpovědné za nákupy na obchodě, včetně vybavení, zásob a všeho jiného, co je nezbytné pro udržení plynulého chodu podniku. Manažer musí dohlížet na všechny aspekty této klíčové pracovní funkce pro firmu.
Uchovávejte podrobné záznamy. Pro daňové účely musí podniky pečlivě sledovat veškeré náklady a položky, které si kupují. Úzce spolupracujte s účetním oddělením společnosti na uchovávání tištěných a elektronických záznamů o všech vašich nákupech. Vyškolejte všechny zaměstnance ve vašem oddělení o vaší konkrétní metodě uchovávání a archivování.
Plánujte předem. Pokud jde o nákupy, čím dřív se to dokáže, tím lépe. Přiřaďte konkrétnímu zaměstnance nebo skupině zaměstnanců, aby regulovali vše, co vaše oddělení nakupuje, a určete nejvhodnější dobu k novému uspořádání. Například vy a váš tým se může rozhodnout, že vhodný čas k přeskupení inkoustu pro kancelář je, když na zásobníku zůstane pouze jedna extra kazeta s inkoustem v zásobní místnosti.
Zpracujte přiměřené objednávky co nejdříve. Část zaměstnanců vašeho oddělení by měla být odpovědná za zpracování objednávek zaslaných od jiných oddělení. Například marketingové oddělení může potřebovat nový počítač objednat. Do doby, kdy obdržíte objednávku, bude nákup již schválen. Váš tým se tedy může soustředit na nákup položky a sledování výdajů.
Při správě oddělení nákupu použijte dobrý úsudek. Jednou z klíčových úloh je zpracování objednávek. Měli byste však věnovat pozornost i tomu, co objednáváte. V některých společnostech mohou různé jiné oddělení v budově požadovat nadměrné nebo zbytečné nákupy, které se od vás očekávají. Pokud zaznamenáte tyto typy nákupů, měli byste o tom informovat svého nadřízeného, generálního finančního ředitele, vlastníka firmy nebo správní rady v závislosti na hierarchii vaší společnosti.
