Účetní informační systém přebírá veškeré údaje a údaje z finančních záznamů organizace a organizuje je do řádné struktury. Účetní informační systém slouží ke třem základním funkcím: shromažďování a zpracování dat, poskytování informací osobám s rozhodovací pravomocí v organizaci a sledování toho, že účetní evidují informace přesně a chrání data.
Sběr a zpracování
Ve sbírkové fázi účetního informačního systému účetní nebo účetní shromažďují a zaznamenávají data z prodeje peněz, pohledávek, nákupů hotovosti, závazků a mzdových listů. V počítačových systémech softwarový program zpracovává všechny debty a kredity do kompletní databáze pro správu informací.
Zprávy pro správu
Účetní zaměstnanci distribuují zprávy osobám s rozhodovací pravomocí v rámci organizace, například manažerům prodeje a marketingu, výrobním manažerům, finančním manažerům a všem vedoucím oddělení. Vedení využívá informace získané z účetního informačního systému k analýze aktuálních operací a finančního stavu organizace a vytváří plány a stanovuje cíle pro budoucnost. Rozvaha vytvořená ze systému může například ukázat vedení, majitelům, věřitelům a investorům, kde organizace stojí finančně v určitém okamžiku.
Přesnost a zabezpečení
Omezení počtu lidí, kteří mají přístup k systému, nejlépe splňuje třetí funkci účetního informačního systému - zajistit, aby firma udržovala správná data bezpečně. Vedoucí organizace musí rozhodnout, kdo to bude. Například vyškolení úředníci, účetní nebo účetní vyžadují přístup k ověření a zadávání dat do systému a generování zpráv. Jiní spolupracovníci organizace, jak interní, tak i externí, obecně nemají potřebu manipulovat s daty.
Typy systémů a co jsou zahrnuty
Podniky typicky počítají účetní informační systém ve všech, ale nejmenších organizacích. Uživatelé počítačů zadávají data do softwarových programů, které dokončují výpočty, a zařazují položky do příslušných kategorií. Systém pak může v závislosti na požadavku uživatele generovat různé typy zpráv. Informační systém zahrnuje všechny kroky v účetním cyklu a papírový papír, který dokládá, že transakce, jako jsou pracovní příkazy, faktury a účetní závěrky, se stávají součástí systému. V malých podnicích, jako je operace mom-and-pop, kde se vyskytuje jen málo transakcí, může podnik spravovat účetní informační systém ručně. Znovu účetník používá celý účetní cyklus a sestaví manuální zprávy z výsledků.
