Někdy klientský vztah prostě nefunguje. Možná, že klient je příliš náročný, má nerealistické očekávání, zaplatí pozdě nebo prostě není s vaší společností vhodný. Když je jasné, že pracovní vztah již není udržitelný, je na čase profesionálně a jednoduše řezat vazby.
Buďte profesionální
Váš dopis by měl pocházet od vás na hlavičkovém papíře společnosti. Čas odeslání dopisu, abyste příjemci poskytli dostatek času, abyste našli náhradu za své služby. Zaměřte se na jedince, s nímž pracujete, vést s potvrzením vztahu a pak se dostanete rovnou k bodu. "I když jsem byla potěšením být tvým zástupcem pro vztahy s veřejností za posledních pět let, účinná od 1. května 2015, už v této funkci už nebudem moci sloužit."
Nabídněte vysvětlení
Vysvětlení, proč vypalujete klienta, může být obtížné, zvláště pokud je vztah obrovský, nebo pokud máte obavy, klient může o vás špatně mluvit s ostatními. Jednou z možností je upřímnost a uvedení konkrétního důvodu. "Bohužel, obávám se, že máme velmi odlišné filozofie ohledně dodržování lhůt a rozvrhu publikací a už se nemohu domnívat, že v tomto postavení mohu být účinným obhájcem pro vás."
Pokud dáváte přednost méně konfrontačnímu, generická omluva může vyhnout se tvrdým pocitům. Například: "Obávám se, že jsem se prodloužil sám a jsem nucen omezit počet klientů, které zastupuji."
Nabídněte časový plán dokončení
Pokud se klient chová nepřekonatelným způsobem, který vyžaduje okamžité odstranění vazeb, sestavte časový harmonogram pro dokončení vynikajících projektů. "Jak bylo plánováno, do konce měsíce dám dokončené tiskové sady. Budu také aktualizovat tiskové archivy na vašich webových stránkách a poskytnu vám jak digitální, tak i papírové kopie různých projevů a prezentací, které jsem vám za poslední léta napsal. Závěrečný účet je přiložen k vaší spokojenosti."
Proveďte postoupení
Pokud by váš klient nebyl pro vás vhodný, ale mohl by být cenným přínosem pro kolegu, nabídněte, abyste se obrátili. "Rád bych vás odkázal na kolegu Jane Smith z ABC Public Relations. Má skvělé zkušenosti se zákazníky ve vašem oboru a myslím, že vaše osobnosti a obchodní filozofie by byly dobré. Pokud byste chtěla uspořádat schůzku, ráda bych si ji vybrala."
Napište Cordial Close
Přineste svůj dopis srdečně a profesionálně. Nabídněte, aby se otázka dále zabývala telefonicky, pokud si to klient přeje. "Opět děkujeme za příležitost zastupovat vaši společnost. Máte-li jakékoli dotazy nebo byste chtěli něco osobně diskutovat, neváhejte a kontaktujte mě přímo. Přeji vám, aby jste pokračovali ve všech vašich profesionálních snahách."
Chraň sebe
Máte-li jakékoli potíže ohledně spálení klienta z právního hlediska, požádejte právníka o přezkoumání podmínek smlouvy před psaním dopisu. Nechcete-li porušovat písemnou dohodu, nesplníte povinnosti, které jste souhlasili, nebo neoznámíte řádně.
