Při žádosti o platbu od klienta se použijí vhodná opatření k vytvoření účinných dopisů, které jim budou zaslány. Dopisy k žádosti o platbu jsou použity, pokud klient neuhradí účet do data splatnosti. Čím déle trvá, než zákazník zaplatí účet, tím více dopisů, které společnost vypíše tomuto jednotlivci. Písemný požadavek na platbu by měl být zdvořilý, jasný a měl by obsahovat podrobnosti o vyúčtování.
Použijte hlavičkový papír společnosti, protože obsahuje všechny kontaktní informace organizace a často vypadá formálněji.
Adresu dopisu. Zahrnout datum písmena, po němž následuje jméno a adresa klienta. Adresujte osobu uvedením "Vážení", za nímž následuje celé jméno klienta.
Uveďte účel dopisu. Dopis k žádosti o platbu by měl jasně sdělit tento účel na začátku dopisu. Použijte profesionální tón a slova zachovávejte pozitivní a teplá.
Uveďte podrobnosti o dluhu. Uveďte datum, kdy byly poskytnuty služby pro tento dluh, původní datum splatnosti a splatná částka včetně případných pozdních poplatků. Uveďte také číslo faktury, abyste mohli klienta usnadnit nalezení originálního dokumentu. Mnoho společností bude také zahrnovat kopii původní faktury v tomto typu dopisu. Informujte zákazníka také o úrokové sazbě, za kterou jsou vypočteny pozdní poplatky.
Požádejte klienta o zaplacení. Informujte klienta o tom, že dodatečným pozdním poplatkům lze zabránit tím, že zaplatíte celou částku ke stanovenému datu. Požádejte klienta, aby vás požádal, abyste se dohodli, pokud nebude moci tuto platbu provést do tohoto data. V případě potřeby uveďte telefonní číslo a přímé rozšíření. Zahrnout také svou e-mailovou adresu a nabídnout korespondenci tímto způsobem, pokud si to klient přeje.
Děkujeme klientovi. Nabídněte svým klientům vděčnost, pokud již byla platba, a předem poděkujte zákazníkovi za zaslání okamžité platby. Řekněte zákazníkovi, že pokud má nějaké otázky, neměl by váhat, kdyby vás volal ohledně této záležitosti.
Podepsat dopis. Závěrečný dopis uzavřete písmenem "S pozdravem", za kterým následuje vaše jméno a název.
