Postupy kontroly dokumentů nemusí být složité. Ve skutečnosti složitost zvyšuje pravděpodobnost, že dokument nebude dostatečně odkazován. Řízení informací je jedním z nejdůležitějších procesů v každé organizaci. Závislost na elektronické korespondenci dat zvyšuje potřebu průběžně aktualizovat postupy kontroly a ukládání dat. Nedodržení přiměřených postupů kontroly dokumentů může vést k obrovským finančním rizikům. Naštěstí zlepšování v oblasti řízení dokumentů a softwarových aplikací vytvořilo nový svět osvědčených postupů.
Identifikujte kritické procesy
Přiřaďte tým správců s různými funkcemi, abyste identifikovali nejkritičtější procesy týkající se toku dat a informací. Sledujte, jak data (e-mail, průzkumy zákazníků, formulář IRS atd.) Plynou od zákazníka k databázovým souborům. Porovnejte každý proces toku dat a identifikujte běžné nebo nadbytečné úkoly. Mapujte všechny informační procesy, od e-mailu až po firemní shodu, pomocí základního vývojového diagramu.
Vytvoření příručky postupů
Postupy - jak pro software, tak pro papír - musí definovat způsob schválení dokumentů před a po aktualizaci. Měli by také podrobně informovat o tom, jak aktualizujete a znovu potvrzujete dokumenty. Adresa, jak systém identifikuje změny, tj. Podle data vydání nebo změn písma. Ujistěte se, že jste načrtli proces rozhodování o zastarání dokumentu. Pochopte, jak zabránit použití "zastaralých" dokumentů.
Zajistěte funkčnost
Zajistěte, aby dokumenty byly k dispozici správným lidem, když je potřebují. Pokud konvertujete na virtuální systém, ujistěte se, že pečlivě dokumentujete, jak bude původní dokument uložen, pokud vůbec. Konečně máte záložní řešení. Pokud se změníte na automatizovaný systém, použijte strategii pilotního zavádění. Po úplné konverzi počkejte tři měsíce, než zničíte nebo podáte papírové dokumenty.
