Politiky a postupy jsou požadavky pro většinu organizací. Mnoho lidí musí psát tyto typy dokumentů, protože musí dodržovat předpisy, jako je Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO). ISO je rodina norem, která se zaměřuje na zlepšování kvality. Jedním z nejběžnějších příkladů zásad a postupů, které organizace píší, je Standardní operační postup (SOP).
Politiky
Politiky uvádějí pravidla, která společnost zavedou v celé organizaci nebo oddělení. Společnost má například zásady týkající se hesel. Může se říci, že zaměstnanci musí měnit hesla každých 60 dní. Politika může také uvést, že systém bude informovat zaměstnance 14 dní před vypršením jejich hesel. Politiky musí být jasné, stručné a konzistentní. Politiky budou mít také zkratky v nich. Spisovatel by je měl popsat poprvé, co jsou používáni, a pak použít všechny akronymy v ostatních zásadách.
Postupy
Postupy provádějí politiky. Postupy poskytují podrobné informace, například podrobné pokyny k plnění úkolů. Příkladem postupu by bylo vytvoření nových síťových účtů. Prvním krokem může být, že správce musí vyplnit formulář pro svůj nový nájem. Formulář může vyžadovat, aby správce poskytl informace, jako je celé jméno, název pracovní pozice a oddělení, kde nový nájem bude fungovat. Manažer pak předá formulář IT oddělení. Správce sítě pak bude mít postupy, které musí dodržovat. Ty mohou zahrnovat nastavení e-mailu a síťového účtu a vytvoření bezpečnostního odznaku. Postupy musí být snadno dodržovány. Je důležité mít na paměti, že postupy se mění po určitou dobu. Společnost by je proto měla prověřit nejméně jednou ročně. Měl by určit osobu, která by aktualizovala postupy. Podobně jako postupy musí být postupy konzistentní, stručné a přesné.
ÚPLATEK
SOP znamená standardní provozní postup. Tento typ dokumentu popisuje, co organizace a její oddělení dělají. Kromě toho vysvětluje roli a odpovědnost zaměstnanců. Pak SOP obvykle zahrnuje zásady a postupy pro každé oddělení. Politika bude například zahrnovat pravidla pro nákup hardwaru. Následně postup poskytuje podrobné pokyny pro nákup hardwaru. Ačkoli SOP se skládá především z textu, dobrý by měl zahrnovat organizační diagramy, diagramy, diagramy a pracovní postup.
