Společnost, která prodává produkty nebo potřebuje pravidelně dodávky, musí mít kupní jednotku nebo kontaktní místo. Osoba odpovědná za tento proces se nazývá nákupní agent. Před objednáním inventáře pro firmu je důležité pochopit základy procesu objednávání a nákupu.
Hodnocení
Jedním z prvních kroků procesu objednávání a nákupu inventáře je zhodnocení položek, které společnost může koupit. Obezřetný kupující se obává o kvalitu, pokud jde o potřeby zásob. Je zodpovědný za to, že společnost nedostane špatně vyrobený produkt nebo špatnou surovinu. Takže kupující obvykle objednávají vzorkové materiály, výrobky a dodávky, aby splňovaly standardy kvality společnosti.
Vytvořit smlouvu
Jakmile se nákupní zástupce rozhodne pro poskytovatele a potřebné produkty, dalším krokem je vyjednání kupní smlouvy. V kupní smlouvě se kupující a distributor dohodnou na slevě na ceny za položky zásob a platební podmínky. Například "čistá 30" znamená, že platba je splatná 30 dní po datu vystavení faktury. Dohoda také uvádí podmínky a pravidla pro vrácení, výměnu a platbu za náklady na dopravu.
Odeslání objednávky
Dalším krokem je, aby kupující poslal distributora, velkoobchodníka nebo výrobce objednávku. Objednávka je závazek kupovat položky, pokud příjemce dodá. V objednávce jsou uvedeny přesné položky, které kupující požaduje pro inventář a adresu pro odeslání. Zobrazuje také číslo nákupní objednávky, číslo účtu (přidělené distributorem nebo výrobcem) a souhrn podmínek, na kterých se obě strany dohodly.
Platba faktury
Distribuční společnost obdrží a zpracuje objednávku kupujícího. Po odeslání zboží kupujícímu distributor poté vystaví fakturu, aby požádala o platbu. Faktura obsahuje číslo objednávky, číslo účtu, adresu kupujícího, popis odeslaných položek a celkovou splatnou částku. Na faktuře je také uvedeno datum vystavení a podmínky (např. Čistá 30, splatná do 30 dnů), aby kupující mohl předložit platbu včas.
