Přechod z používání papíru a tužek nebo různých samostatných počítačových programů do integrovaného informačního systému je jistým znamením růstu malých podniků. Na rozdíl od nespojeného ručního systému zpracovává systém založený na technologii všechny aspekty skladování, zpracování, distribuce a komunikace obchodních informací z centrálního místa. Přestože hlavní cíle se často zaměřují na nehmotné výhody, jako je získání konkurenční výhody nebo zvyšování spokojenosti zákazníků, mnoho podniků také těší hmatatelným výhodám, jako jsou úspory nákladů, lepší kontrola a méně chyb při zadávání dat.
Definování hmotného
Co zahrnout do seznamu konkrétních výhod závisí na tom, zda tyto výhody klasifikujete pomocí úzké nebo široké definice. Pokud vaše společnost používá úzkou definici, hmatatelné výhody jsou pouze ty, které lze kvantifikovat a měřit v peněžních poměrech. Jedná se o okamžité snížení nákladů a dlouhodobé úspory nákladů. Široká definice také zahrnuje téměř hmatatelné výhody, které nelze kvantifikovat v peněžním vyjádření, ale které můžete přímo vidět, dotýkat nebo cítit.
Úspory nákladů
Ačkoli to často trvá určitý čas, než začnou realizovat výhody šetření nákladů a náklady se přes noc nezmenší, časem se finanční výhody zřetelněji projeví. Kromě toho se tyto přínosy často vyskytují v pořadí. Informační systém například zvyšuje produktivitu, což může vést ke snížení pracovních sil, což snižuje provozní náklady. Může také zlepšit efektivitu uspořádání zásob, což často snižuje dobu výroby a vede ke snížení požadavků na skladování zásob a nákladů.
Lepší vnitřní kontrola
Pro zlepšení preventivních a detektivních vnitřních kontrol pracuje řada hmatatelných přínosů. Například centralizovaný systém ukládání informací umožňuje vylepšit ovládací prvky přístupu. Rychlejší hlášení, které se často promítá do zpětné vazby v reálném čase, zvyšuje zodpovědnost a snižuje šance na zneužití obchodních aktiv, podvodů nebo vnitřních krádeží. Navíc automatické sledování nejen usnadňuje vyhledávání aktuálních a historických dokumentů, ale také umožňuje sestavit a kontrolovat kompletní audit trasy pro většinu transakcí.
Zvýšené příjmy
Informační systém může zlepšit dobu odezvy a zvýšit tržby. Hmatatelné výhody, jako je lepší dostupnost dat a méně úzkých míst v informačním systému pro řízení zásob, mohou pomoci zvýšit tržby snížením zásob a zpětných objednávek. V části řízení vztahů se zákazníkem může snadnější přístup k informacím zákazníka znamenat rozdíl mezi výrobou a prodejem. Umožňuje zákazníkům pro prodej a služby zákazníkům sledovat historii objednávek zákazníka a naplánovat včasná prodejní volání.
