Podání je jednou z těch důležitých úkolů, které nikdo z nás nechce. Při nastavování nového systému archivování budete chtít, aby byl takový, že je pro vás snadné používat. Někteří lidé rádi nastavují svůj systém abecedou a některou číslicí. Ostatní ho nastavují podle kategorií a poté podle abecedy. Vyberte si, co pro vás funguje.
Položky, které budete potřebovat
-
Spisová skříň
-
Záložní manilové soubory
-
Zásuvkové kartonové děliče
-
Značka jemného bodu
Uspořádejte své kategorie, například pronájem nebo hypotéku. Soubory pro vaši budovu, nástroje a spotřební materiál nechte stranou. Projděte všechny vaše papírování. Dejte každému subjektu kategorii. Snažte se, aby se vaše kategorie shodovaly s kategoriemi IRS, usnadňuje to na konci roku.
Pro každou kategorii dělejte dělič. Napište na děliče, jaká je kategorie. Dejte je stranou.
Jakmile zaplatíte účet, napište datum, které jste zaplatili, za část účtenky, kterou držíte, nebo s potvrzením. Pokud používáte šeky, napište číslo šeku a částku zaplacenou na potvrzení. Pokud zaplatíte elektronicky, napište potvrzovací číslo a zaplacenou částku. Uveďte všechny své papíry pro datum, kdy jste na nich pracovali, i když to není účet. Příklady dalších dokumentů mohou být bankovní odsouhlasení, faktury za objednávky a účty zaslané zákazníkům. Poté dokumentujte každý doklad nebo kus papírování ve vašem účetním systému. Quickbooks a Microsoft Money mají vynikající programy pro vedení účetnictví v malých firmách.
Nastavte složku manila pro každou jednotlivou část kategorie, kterou jste uvedli v kroku 1. Příkladem by mohla být kategorie Pomůcky a složky by byly ABC Electric, CITY water and kanalizace a INT připojení k Internetu. Pokud vaše firma má prodejce, nastavte jednotlivé soubory pro každého dodavatele. Nastavte soubory pro každého ze svých zákazníků. Projděte každou kategorii a nastavte všechny jednotlivé složky.
Nastavte soubor pro každého zaměstnance. Vzhledem k tomu, že většina malých podniků nemá personální oddělení, která by pracovala s zaměstnanci a vedla o nich záznamy, budete muset mít na nich alespoň jeden soubor. Umístěte jejich záznamy o platu. Proveďte veškeré školení, které dokončili. Pokud jsou vyžadovány, uchovávejte kopie licencí. Budete také chtít dokumentovat případné spory, které s sebou mohly mít. Napište, o čem byl spor a jaký byl výsledek.
Uchovávejte samostatný soubor pro vaše potvrzení, když si něco koupíte pro vaši firmu. Najděte je nejprve do knihy. Pak je chcete vložit do souboru. Jednou za měsíc projděte soubor s potvrzením a umístěte je do správného souboru a kategorie. Můžete si sešikovat měsíční příjmy společně a napsat měsíc na ně. Dokonce i když používáte kreditní kartu, jedná se o dodatečnou dokumentaci, pokud byste měli kontrolovat IRS.
Umístěte rozdělovače kategorií do přihlašovací skříňky pomocí jejich abecedingu. Alphabetize každé složky v rámci této kategorie. Umístěte je za dělič. Projděte každou kategorii a vložte je.
Tipy
-
Můžete upravit libovolný systém archivace, aby bylo pro vás snadné používat. Dokud tyto informace rychle najdete, je to dobrý systém archivace.
