Jasné a dobře napsané zásady a postupy zajišťují, aby denní operace odrážely vaši dlouhodobou obchodní vizi a poslání. Vytvářejí také rámec pro vytváření soudržných a spravedlivých rozhodnutí a pracují na ochraně zákonných zájmů vašeho podnikání. Proces přijímání, který se obvykle skládá z přezkumu, testování, úpravy a ratifikace, je rozhodující pro zajištění toho, aby politiky a postupy zlepšovaly spíše než aby bránily pravděpodobnosti dosažení těchto cílů.
Přezkoumejte návrhy zásad a postupů
Fáze přijímání, která je třetím stupněm životního cyklu politiky a postupů, začíná důkladným přezkumem. V mnoha firmách řídící tým před zahájením navrhovaných rozhodnutí o změně, testování nebo schválení provede první posouzení. Podívejte se, zda navrhovaná politika odkazuje na strategický cíl a zda postupy odkazují na rodičovskou politiku. Také se ujistěte, že verbiage je srozumitelný a adresuje zamýšlenému publiku. Pošlete libovolný zápis, který selže počáteční recenzi zpět na autora pro revizi.
Vytvořte pravidla pro připomínky
Vytvořte pravidla včetně termínů pro poskytnutí zpětné vazby ohledně změn nebo úplných žádostí o revizi. Cokoli poslaný zpět po počátečním přezkumu by měl obsahovat příslušnou zpětnou vazbu, nikoliv prohlášení jako "žádný názor". Požadovat například, aby zpětná vazba začíná slovy "návrh vyžaduje menší úpravy" nebo "návrh je nepřijatelný a potřebuje významné změny musí být účinné. "Postupujte podle těchto pokynů o zahájení se specifickými změnami nebo doporučeními revize.
Fáze testování
Implementujte zásady a související postupy pomocí omezeného publika a určitého času. Nejčastěji je publikum oddělení nebo uživatelé, kteří jsou nejvíce přímo ovlivněni. Časový rámec by měl být dostatečně dlouhý, aby vyhodnotil vliv na každodenní provoz a případné následky. Instruujte manažery a postižené zaměstnance, aby poskytli zpětnou vazbu o tom, zda je řešení účinné, nebo zda změny mohou činit rozlišení efektivnější, efektivnější nebo více v souladu se směrnicí o dodržování předpisů.
Ratify a implementace
Ratifikace je poslední krok při schvalování politik a postupů. Pro malý podnik s plochou organizační strukturou a málo rozhodovacích činitelů to může být tak jednoduché, jako to, že vlastník podniku odhlásil a poučil lidské zdroje, aby vložil řešení do příručky pro zaměstnance. U středně velkého nebo velkého podniku se nejčastěji jedná o konečnou revizi a diskusi, po níž následuje hlasování o usnesení. Po schválení se politiky a postupy přesouvají do fáze provádění.
