Často v podnikání je nutné zaslat významné firemní komuniké skupině lidí a informovat je o změnách nebo revizích firemních zásad a postupů. Pokud tito lidé patří do formální skupiny, existuje řada možností, jak jim adresovat dopis.
Adresování skupiny v dopise
Pokud je skupina formálně uspořádána a rozpoznána tímto jménem, použijte oficiálně určený název skupiny. Je-li například skupina Dcery americké revoluce, je naprosto správné adresovat dopis skupině pomocí "Drahé dcery americké revoluce". Toto je nejformálnější způsob, jak potvrdit informace v písmenu, je pro spotřeby celé skupiny, je však pochybné, že samotný dopis bude sdílen s celou skupinou, spíše s jejími důstojníky a manažery.
Je rovněž přijatelné, aby se skupina zabývala svým společným názvem, čímž se vynechala označení "drahá". Můžete začít s písmenem "Chcete-li všem správcům účtů" nebo "Na noční posuvníky."
Pokud se jedná o skupinu, v níž byste se chtěli obrátit na osobu, jejíž název a jméno jsou neznámé, je vhodné použít pozdrav "K čemu se to může týkat". Zatímco tato fráze předpokládá, že je určena pro jednotlivce, je vhodný pro adresování skupiny. Tento pozdrav, přestože je správný a přiměřený, postrádá autoritu, která pochází z adresy důležitého dopisu se správným jménem a názvem kontaktní osoby.
Použijte jednoduché označení jako "Distribuce" nebo dokonce "Vidět distribuci" v poli "Komu" obchodního memoranda, zejména pokud je písmeno interní. Názvy všech osob na distribučním seznamu by měly být v dopise úplně uvedeny, obvykle jako součást zápatí. Tento seznam lze uspořádat abecedně nebo organizační hierarchií se jmény senior manažerů uvedenými nejprve v řadovém pořadí, následovaným abecedním seznamem všech podřízených.
Uveďte jména, názvy a adresy všech zúčastněných stran, pokud je skupina malá a není propojena sdružením s jednou společností. Tato metoda je užitečná pro příjemce dopisu, kteří mají v jednom komunikátu k dispozici všem stranám praktickou referenční příručku.
