První dojmy se počítají, takže lépe si udělejte dobrý, zejména při žádostech o obchodní schůzku. Ať už máte v plánu psát potenciálnímu obchodnímu partnerovi, vládnímu úředníkovi nebo klientovi, vaše volba slov může mít velký rozdíl. Špatně napsaný dopis s žádostí o jmenování může ovlivnit váš obrázek - a vaši značku. Navíc může zničit vaše šance na získání pozitivní odpovědi.
Použijte odpovídající řádek předmětu
Když odešlete dopis s žádostí o schůzku, ujistěte se, že řádek předmětu upozorňuje na váš záměr setkat se s příjemcem. Udržujte je krátké a jednoduché. Zde je několik příkladů:
- Žádost o schůzku
- Žádost o schůzku
- Potvrzení dopisu o žádosti
- Žádost o setkání dne (den v týdnu)
- Naplánování schůzky
V závislosti na vašich preferencích můžete umístit řádek předmětu nad nebo pod adresou příjemce. Chcete-li kontaktovat příjemce online, můžete použít stejný předmět pro váš e-mail a dopis.
Představit se
Začněte dopis tím, že se představíte. V případě, že jste se někdy setkali s příjemcem, nezapomeňte ho zmínit. Uveďte stručný popis organizace nebo jejího poslání, pokud je to nutné. Například byste mohl říct něco jako:
Vážení zástupci (příjmení)
Moje jméno je (vaše jméno) a já vás kontaktuji jménem (název společnosti). Máme společný zájem … a rád bych projednal více.
Pokud máte doporučení, můžete začít s: (Název referátu) uvedl, že máte zájem dozvědět se více o našich produktech a službách. Chtěla bych vás pozvat, abyste v naší kanceláři projednali více (datum a čas).
Uveďte účel setkání
Umožněte příjemci vědět, co od schůzky očekávat, včetně toho, jak dlouho to bude trvat. Uveďte hrubý plán a pokryte hlavní body. Například můžete říci:
Děkujeme vám předem, že jste o této žádosti zvážili. Chtěla bych vám představit příležitost setkat se s vámi a diskutovat o tom, jak bychom se mohli spojit s budoucími projekty.
Naše setkání se bude týkat krátkého přehledu o naší technologii a zdrojích, jakož i příkladů naší práce v této oblasti. Máme také zájem o diskusi o možné spolupráci, která by byla pro obě strany oboustranně přínosná.
Snažte se vysvětlit, co hledáte, a proč tuto schůzku požadujete na prvním místě. Navrhněte dva nebo tři data a časy a poté laskavě požádejte příjemce o potvrzení jejich dostupnosti.
Váš dopis mohl říci něco jako:
Navrhněte prosím datum a čas, který odpovídá vašemu plánu.
Jste k dispozici v datum a čas? Pokud ne, kontaktujte nás na adrese (telefonní číslo) nebo (e-mailovou adresu) a naplánujte si schůzku.
Budeme brzy následovat, abyste potvrdili přijetí tohoto dopisu a nastavili den a čas, který vám vyhovuje.
Použijte správný formát
Obchodní dopisy mají specifický formát. Napište své jméno a adresu v pravém horním rohu stránky. Zadejte kontaktní informace příjemce v levém rohu stránky nebo pod adresou.
Ponechte si široké okraje a pokud je to možné, použijte značkový polotovar. Udržujte dopis krátký a bod; v ideálním případě by neměla překročit jednu stránku. Použijte formální pozdrav, jako je "Vážený pane (jméno příjemce). "Pokud neznáte přesný název příjemce, můžete jej použít "Drahý pane nebo paní." Ukončete písmeno "Upřímně," "Vážně," "S úctou Váš" nebo jiné formální uzavření, za kterým následuje vaše jméno.
Žádost o jmenování by měla být jasná a stručná. Řezání zbytečných slov a nepotřebných informací. Použijte snadno čitelné písmo jako Times New Roman nebo Arial. Nezapomeňte si dopis před odesláním opravit.
