Daňové výhody a závazky vyplývající ze začlenění vašeho podnikání jsou vyrovnány vyššími zákonnými požadavky. Musíte provozovat svou firmu podle státních a federálních požadavků na firemní chování. Jedním z požadavků je, že pořádáte výroční schůzku pro akcionáře, i když jste jediný majitel. Také musíte zaznamenávat, co se stalo na schůzce.
Udržujte to jednoduché
Vedení zápisu ze schůze je zákonným požadavkem, ale je také užitečné. Záznamy prokazují, že jste splnili požadavky na právní schůzku a poskytli jste záznamy o rozhodnutích, hlasováních a krocích. Nemusíte zahrnovat všechny poslední podrobnosti: co se počítá s výsledkem hlasování, ne s každým bodem rozpravy. Musíte získat všechny fakta správně. Jakmile jsou zápisy napsány, měl by být každý, kdo byl přítomen, požádán, aby podepsal jejich přesnost. To chrání společnost, pokud někdo napadá rozhodnutí později. Udržujte jazyk prostý a formální, takže není pochyb o tom, jak interpretovat zápisy.
Oznámení
Podnik S, dokonce i společnost s jedním člověkem, musí mít předpisy. Předpisy stanovily datum pro každoroční schůzi akcionářů, ale musíte o tom předem informovat akcionáře. Oznámení obsahuje datum, čas a místo a seznam všech akcí, které chcete přijmout, a případných kandidátů na místo na palubě. Po zapsání minuty vložte kopii oznámení o oznámení. Pokud někdo byl pozván pozdě, požádejte ji, aby podepsala oznámení o vzdání se. Připojte ho také k minutám.
Zúčastnění se
Vaše zápisy by měly obsahovat seznam všech účastníků jednání - všech akcionářů a každého ředitele. Pokud vaše stanovy stanovují kvórum - minimální počet účastníků - zápis ukazuje, že jste usnášeníschopné, takže hlasování bylo právně závazné. Pokud předpisy nestanoví kvórum, zavedou pravidla státu. Pravidla mohou být pouze to, že máte většinu akcionářů s hlasovacím právem nebo stanovenou část - například jednu třetinu v Delaware - nebo vaše stát nesmí nastavit minimum. Pokud jste jediným vlastníkem, je vždy 100% akcionářů.
Přijatá opatření
Typické výroční zasedání zahrnuje zprávu o podnikových financích a hlas pro správní radu. Zápisy by měly obsahovat seznam kandidátů a hlasy, které každý kandidát obdržel. Pokud korporace S žádá o rozhodnutí akcionářů o dalších otázkách, zápis by měl obsahovat otázku a shodit se s hlasy. Všechny roční zápisy by měly být uloženy v souboru nebo v "minutové knize", takže máte k dispozici reference, pokud někdo vyvolává otázky o tom, jak byly schůzky vedeny.
