Zachování správné obchodní etikety je důležité pro tajemníky, kteří jsou často prvním vnímáním podnikání nebo výkonným pracovníkem, který má klient nebo zákazník. Cvičení několika společných pravidel obchodní etikety může pomoci tajemníkovi vytvořit nejpozoruhodnější dojem jejího šéfa a společnosti.
Chování
Profesionální chování je nezbytné, když pracujete nebo zastupujete svého šéfa nebo společnost ve funkci. Velmi často klienty nebo další odborníci srovnávají úroveň profesionality vedoucích pracovníků s její sekretářkou, pokud výkonný zástupce není přítomen. Vždy přijměte telefon pomocí zdvořilého pozdravu vhodného pro podnikání. Pozdravte návštěvníky s úsměvem a buďte zdvořilí. Nebuďte emocionální nebo snadno rozhněvaný. Udržujte zdvořilé, úctyhodné chování po celou dobu.
Šaty
Mnoho společností má obchodní oblečení oblečení kód, který je striktně vynucený. Dokonce i když vaše společnost neposkytuje takový oblečovací kód, vždy byste se měli zdát čistý a dobře sestavený. Nepoužívejte pevné nebo odhalující oblečení. Ujistěte se, že všechny obleky a košile jsou čisté a řádně vyžehlené. Nepoužívejte krátké sukně. Vaše boty by se měly přizpůsobit pracovnímu prostředí - žádné tenisky nebo žabky - a být pohodlně pracovat. Pokud pracujete v průmyslovém prostředí, budete možná muset nosit ploché, uzavřené boty.
Formální adresa
Sekretář by měl vždy formálně oslovovat nadřízené. To ukazuje respekt k vašim nadřízeným a pomáhá udržovat profesionální pracovní prostředí. Nepoužívejte křestní jméno svého šéfa, když se nachází ve veřejném prostoru nebo v prostředí schůzky. Vždy používejte "pan" nebo "paní" při oslovení dalších vedoucích pracovníků společnosti. Pokud váš šéf požaduje příležitostnější adresu, například pomocí svého křestního jména nebo přezdívky, použijte ji pouze v soukromějším nebo neformálním prostředí, například v jeho osobní kanceláři bez přítomnosti dalších nadřízených.
Organizace
Jednou z nejdůležitějších funkcí sekretáře je udržování organizace. Pro obchodní etikety udržujte čistý a organizovaný pracovní prostor. Vyvarujte se vytváření nepořádek na stole nebo v pracovním prostoru. Pokud pracujete v oblasti, kde mohou být klienti nebo jiní vedoucí pracovníci požádáni, aby počkali na schůzku, ujistěte se, že tato oblast je také organizována. Nenechávejte osobní předměty nebo časopisy rozptýlené v pracovní oblasti. Uchovávejte všechny důvěrné soubory a osobní předměty z dohledu návštěvníků.
