Kontrolní seznam interní kontroly pro podepisující osoby se mezi organizacemi liší. Každá společnost musí stanovit zdravý plán pro řízení rizik s cílem eliminovat potenciál nečestnosti a předcházet podvodům. U některých subjektů začíná proces objednáváním kontrol a pohybuje se od kontrolního úložiště až po požadavek pro dva signatáře nebo zvláštní schválení pro kontroly, které přesahují určitou částku. Pravidelně kontrolujte pravidla, abyste zajistili jejich osvědčené postupy.
Písemná politika
Vkládejte vnitřní pravidla nebo ovládací prvky do písemné podoby, které obsahují ovládací prvky organizace pro kontrolu, od objednávky a přijímání až po skutečné podepisování. Návrhové nástroje sestávající z dokumentů a záznamů, které zaznamenávají veškeré transakce a události kontroly psaní. Ujistěte se, že zařízení má dostatečné úložiště a počítačové programy mají odpovídající bezpečnostní oprávnění.
Prázdná kontrolní zásoba
Mnoho organizací má osoby nebo správce, kteří jsou odpovědní za vedení kontrolního listu pro prázdné kontrolní zásoby. Proces může zahrnovat následující kroky: zaznamenáním data doručení prázdných kontrol a uvedením pořadí přijatých kontrol. Do kontrolního listu zadejte chybějící kontrolní čísla. Osoba, která obdrží dávku prázdných šeků, musí být uvedena a podepsána pro každou zásilku. Kromě toho zaznamenejte datum a pořadí nevyužitých kontrol vrácených do úložiště. Ověřte poslední vystavenou šeku; to zajišťuje zachování neporušené kontrolní sekvence.
Nezávislé kontroly a zůstatky
Nezávislé kontroly a vyváženosti zajišťují osvědčené postupy, pokud jde o vnitřní kontroly kontrolních subjektů. To zahrnuje zajištění částek kontrol, vyrovnání mají správné částky, včetně administrativních šeků, porovnávání aktiv se zaznamenanou odpovědností, počítačové kontroly. Kromě toho kontrolujte správu účetních výkazů, jako jsou zprávy o zůstatcích ve stáří a další automatizované přehledy.
Správní recenze
Někdy nemusí být pro organizaci účelné rozdělit úkoly; v tomto případě by administrátor měl provádět rutinní přezkumy, aby zajistil integritu procesu kontroly zápisu. Podepisujte pouze kontroly pomocí správné dokumentace a ujistěte se, že jednotlivé podepisování kontrol posílá kontroly z kanceláře. Pokud je to možné, nevracejte šeky osobě, která provádí hotovostní výplaty a platby, které jsou splatné. Z politických důvodů nevyplákejte šeky splatné "Cash".
Oddělené účty
Vytvořte pro vaši společnost minimálně dva samostatné bankovní účty. Vložit všechny prostředky a příjmy na první účet. Do druhého účtu převezměte jen dost peněz na pokrytí šeků, které píšete. Členové správní rady nebo jiná určená osoba by měla mít oprávnění k převodu finančních prostředků na účet. Navíc vytvořte samostatný účet pro mzdy; znovu převeďte pouze částku potřebnou pro splnění výplatní listiny.
Podpisy
Některé desky mohou na kontrole vyžadovat dva podpisy. Získání dvou podpisů však může být těžkopádné a vyžaduje předem podepsané prázdné kontroly. Pokud politika nefunguje pro vaši organizaci, změňte zásadu na požadavek jednoho signatáře až na určitou částku v dolaru. Také nastavte přímý vklad pro zaměstnance a použijte mzdovou službu třetí strany.
