Pokud pracujete v business-to-business prostoru, je pravděpodobné, že budete muset v určitém okamžiku vytvořit obchodní návrh nebo návrhový dopis. Jedná se o dokument, který slouží k nabídce produktů nebo služeb vaší organizace k vyhlídce na základě definovaných parametrů, jako je rozsah, náklady, časová osa a rozpočet.
Co je návrh projektu? Také známý jako obchodní návrh nebo návrhový dopis, tento dokument má obvykle určitý formát s určitými požadavky, které se liší podle vašeho oboru. Hlavním cílem návrhu dopisu je však vždy dokázat, jak vaše podnikání může pomoci při řešení problémů, kterým čelí.
Co je návrhový dopis?
Písmena návrhu mohou být buď požadována od firmy, nebo mohou být nevyžádána. Obžaloba může být stejně jednoduchá jako vyhlídka na žádost o návrh po prodeji nebo na formální proces nazvaný RFP nebo žádost o předkládání návrhů. Tento proces obvykle zahrnuje několik organizací, které zasílají konkurenční návrhy, aby získaly záměr prosadit. Na základě odvětví a typu RFP bude návrh muset zahrnovat specifické požadavky vymezené vyhlídkou.
Při řešení nevyžádaných návrhů nebo neformálních žádostí neexistují žádné formální pokyny, které byste měli dodržovat. Je však důležité vytvořit dokument, který odpovídá na otázky, které by vaše vyhlídky mohly mít jasným a stručným způsobem. Zatímco v těchto případech nemusí existovat žádné formální požadavky, je stále důležité sledovat logickou strukturu a pokrývat kritické aspekty vašeho podnikání a jak řeší problémy, s nimiž se vyjednává.
Obchodní návrh nebo návrhový dopis by měl obsahovat následující kritéria, bez ohledu na odvětví a postup:
- Průvodní dopis
- Titulní strana
- Obsah
- Shrnutí
- Přehled problému, kterým čelí vyhlídka
- Cíle a cíle návrhu
- Co dělá vaši organizaci kvalifikovanou pro řešení problému
- Rozsah, včetně ceny a časové osy
- Výzva k akci
- Kontaktní informace
Proveďte výzkum před zahájením návrhu
Než začnete psát, je důležité shromáždit všechny relevantní informace na jednom místě. Zkuste zjistit, kdo bude číst návrh a zda je rozhodujícím činitelem. Přizpůsobte svůj návrh vašim posluchačům a zajistěte, abyste jim poskytli veškeré informace, pro které budou hledat.
Zjistěte, jaký druh bolesti ukazuje perspektiva. Zjistěte, jak je vaše organizace nejvhodnější pro řešení svých problémů ve srovnání s konkurencí. Vypíšete prvky, které vás odlišují od podobných podniků, na které se potenciální mluví.
Zjistěte, zda má vyhlídka rozpočet nebo časovou osu, a ujistěte se, že vaše vnitřní zdroje jsou v souladu s těmito požadavky. Jakmile vyberete, která z vašich nabídek bude nejvíce využitelná pro vaše vyhlídky, budete muset vypočítat vaše vnitřní náklady před uvedením ceny.
Poskytněte rozsah projektu
Vymezení rozsahu projektu je hlavní součástí formátu návrhu. Po zapsání těchto klíčových informací můžete začít psát návrh. Udělejte nějaký čas, abyste navrhli klíčové detaily oboru. Prvním prvkem je zjistit, kdo bude pracovat ve vaší organizaci, kdo bude řídit tento proces a kdo bude hlavním kontaktním místem pro vašeho zákazníka.
Dále budete muset zjistit, co je třeba udělat, aby zákazník pomohl zvládnout bolestivé body. Uveďte kroky, které vaše organizace podnikne, a proces, který použijete k vyřešení problémů. Měli byste také uvést metriky, které vaše organizace použije k měření úspěšnosti výsledku.
Konečně načrtněte harmonogram co nejpodrobněji, čímž poskytnete milníky, které vaše společnost zasáhne, aby dokončila projekt do data, který jste navrhli. Buďte velkorysí při odhadování své časové osy a zohledněte nepředvídatelné problémy, které mohou vzniknout. To má poskytnout své vyhlídky s realistickým popisem toho, co jim můžete doručit.
Začněte s úvodem a shrnutím
Zavedení vašeho návrhu dopisu by mělo obsahovat informace o vaší firmě a značce, s jistým zázemím o tom, kdo jste a co děláte. Pokud píšete psaní návrhů často, možná budete chtít rozvinout text o vaší firmě, který můžete kdykoli znovu použít.
Shrnutí by mělo obsahovat příslušné body vašeho návrhu. Zatímco byste se neměli snažit shrnout všechny aspekty dokumentu, nezapomeňte, proč je vaše firma správná pro danou práci a jak vám pomohou zvládnout bolestivé body.
Vypracujte obsah návrhu
Součástí návrhu musí být podrobnosti problému, kterému čelí. Chcete-li prokázat své chápání svých otázek, promluvte si s jejich krajinou a obtížemi, které každodenně vidí. To vám pomůže ukázat vaše vyhlídky, že jste dobře zběhlý v oblastech, které pro ně záleží.
Vyjměte cíle vašeho návrhu. To bude především ukázat vyhlídku, kterou máte v úmyslu pomoci jim s jejich obchodními problémy prostřednictvím nabízených produktů nebo služeb. Uveďte podrobnosti o tom, co dělá vaši společnost odlišnou od vašich konkurentů a proč jste lépe vhodný pro práci s vyhlídkou, než jsou. To může zahrnovat mluvení o dalších organizacích, se kterými jste pracovali, ukázat příklady minulých projektů a poskytovat podrobnosti o vašich znalostech a odborných znalostech.
Poskytněte specifikace a předpoklady
Zahrnout rozsah, který jste popsali, se specifickými cenami a rozvrhy. Vaše společnost nemusí znát všechny podrobnosti o požadavcích na prospekt, takže možná budete muset přijmout několik věcí, jako je jejich vnitřní rozpočet a časová omezení. Tyto předpoklady můžete zahrnout do návrhu a dokonce poskytnout několik možností. Můžete například poskytnout odhady čtyřtýdenního obratu, šestitýdenního obratu a osmiletého obratu s odpovídajícími cenami pro každou časovou osu.
Zavřít se silným argumentem
Váš závěr ohledně návrhu dopisu by měl obsahovat stručný přehled informací, které jste poskytli. Děkujeme jim za to, že jste udělali čas, abyste zvážili návrh, který jste předložili, a poskytněte jim informace o tom, co dělat dál. Je důležité, abyste do návrhu svého podnikání zahrnuli výzvu k akci. To může zahrnovat volání na další projednání návrhu nebo na zřízení schůzky k podpisu dohody. Konečně, uveďte informace o tom, jak vás mohou kontaktovat, s několika možnostmi, jako je e-mail, telefon a webové stránky.
Postupujte podle osvědčených postupů
Chcete-li, aby váš návrhový dopis byl efektivnější, pošlete spolu nějakou podpůrnou dokumentaci. To může zahrnovat případové studie vašich minulých klientů, osvědčení od spokojených zákazníků a tabulky se statistickými údaji o úspěšnosti.
Ujistěte se, že jste napsali svůj návrh na hlavičkový papír firmy a nechali ho navrhnout grafický návrhář, pokud máte k dispozici zdroje. Věnování pozornosti vizuálnímu prvku může pomoci vaší společnosti vyniknout z konkurenčních návrhů, které mohou vyhlídky získat.
Nezapomeňte pokračovat
Zatímco není přímo součástí návrhu listu návrhu, jedním z klíčových prvků zaslání návrhu je sledovat vyhlídku. Zavolejte nebo e-mailem své vyhlídky po několika dnech od odeslání návrhu dopisu zjistit, zda mají nějaké otázky nebo zpětnou vazbu týkající se dokumentu. Nabídněte objasnění všech prvků, o kterých mohou potřebovat další informace. Tím, že budete pokračovat, budete pomáhat při budování silného vztahu s vyhlídkou.
