Písemnosti návrhu mohou sloužit jako důležité nástroje pro získávání nových klientů, zahájení nových projektů a růst podniku. Z rozvržení a návrhu do jazyka používaného v dokumentu musí vedoucí pracovníci zvážit všechny aspekty návrhu předtím, než je poslat plánovanému příjemci, aby se maximalizovala účinnost dokumentu. Stejně jako otevření takového dopisu má zásadní význam při získávání čtenáře, aby si přečetl celý obsah, poslední věty návrhu dopisu mají také zvláštní význam, neboť to jsou poslední slova, která si příjemce přečte, než se může rozhodnout.
Psaní účinného návrhu
Chcete-li napsat účinný dopis, je užitečné začít tím, že shromáždíte všechny relevantní informace, které hodláte do dokumentu zahrnout. To může zahrnovat statistiky, údaje o rozpočtu, data, definice a pověření vaší společnosti. Možná byste také chtěli začít s obrysem, což je písemný nástroj, který vám pomůže naplánovat různé kategorie vašeho návrhu.
Zavedení vašeho návrhu by mělo vyvolat zájem čtenáře a bude pravděpodobně zahrnovat některé základní informace o vaší společnosti a proč je způsobilá k plnění daného konkrétního úkolu. Úvod může také obsahovat široký přehled tématu návrhu, aby příjemci pochopili, co mají číst a proč by měli číst. Některé návrhy mohou také začít s shrnutím, které je krátkým přehledem, který shrnuje klíčové body návrhu. Shrnutí je užitečné pro příjemce, kteří mají krátkou lhůtu, ale chtějí pochopit, o co jde.
Hlavní části vašeho návrhu se budou lišit v závislosti na projektu, ale mohou obsahovat části, které se zabývají rozpočtem nebo cenami projektu, navrhovaným časovým rozvrhem projektu a riziky spojenými s projektem. Můžete také diskutovat o materiálech potřebných k dokončení projektu, o práci nebo druzích pracovníků potřebných k dokončení projektu a o předpokládaných příjmech nebo potenciálních zákaznicích, které projekt generuje.
Při psaní návrhu je důležité přizpůsobit dokument vašemu konkrétnímu publiku. Jazyk, který používáte, se bude lišit v závislosti na odbornosti publika a na tom, jak jsou obeznámeni s technickými aspekty projektu.
Před zasláním návrhu čtečce vždy pečlivě upravte dokument a odstraňte jakékoliv pravopisné chyby, gramatické chyby a faktické nepřesnosti. Typos a další chyby mohou být vnímány jako neprofesionální a mohou vést k zamítnutí návrhu.
Uzavření návrhu dopisu
Závěr návrhu je kritickým prvkem celkového dokumentu. Když příjemce dokončí čtení návrhu, poslední myšlenky nebo odstavce by měly zůstat v její mysli. Účinný závěr může pomoci uzavřít dohodu a vést čtenáře k podnikání s vaší společností. Zatímco jiné části návrhu jsou také důležité pro získání souhlasu k tomu, aby bylo možné postupovat kupředu, má smysl trávit více času na posledních několika větách, aby byl návrh přesvědčivý.
V závěru zvažte znovupřijetí vrcholných bodů návrhu, abyste zdůraznili hlavní pojmy, dbát na to, abyste doslova neopakovali to, co jste již napsali. Toto závěrečné shrnutí by mělo poskytnout analýzu nebo vysvětlení, které spojuje všechny hlavní body. Můžete také chtít povzbudit příjemce, aby pokračovala v rozhovoru tím, že vám nabídne odpovědi na případné otázky, které se přetrvávají, nebo o tom později promyslete později. Můžete například napsat: "Dejte mi vědět, pokud máte další otázky - rád bych jim odpověděl." Některé účinné dopisy s návrhem končí také s výzvou k akci, která může vyvolat pocit naléhavosti a důvod pro příjemce, aby se s návrhem posunuly dopředu. Příkladem výzvy k akci je: "Začněte v tomto projektu dnes kontaktováním našeho týmu."
