Vaše finanční výkazy představují momentky vašeho podnikání v určitém okamžiku. Jsou užitečné, ale skutečnost spočívá v tom, že obvykle nemůžete zastavit svou firmu ve svých stopách, když připravujete své prohlášení. Váš inventář se bude i nadále měnit během práce na knihách, stále budete dělat prodejní a objednávky a vaši zaměstnanci budou muset ještě zaplatit. Částky, které vaše zaměstnance vydělávají po posledním dokončeném platovém cyklu v roce, se označují jako časově rozlišené platy nebo mzdy, a je nutné je přidat a upravit tak, aby je odrážely.
Co jsou naběhlé platy?
Vaše finanční výkazy rozdělují peníze plynoucí z vašeho podnikání na dvě kategorie, aktiva a pasiva. Pokud účet představuje peníze, které jsou vůči vaší společnosti dlužné, je to aktivum. Možná ji nemáte ve svém držení ještě, ale v normálním běhu věcí nakonec skončí na vašem bankovním účtu. Peníze, které vaše společnost dluží ostatním, jsou závazkem, a to i tehdy, když se právě nacházejí ve vašich účtech, právě ze stejného důvodu. To se děje na konci vykazovaného období, kdy dlužíte svým zaměstnancům peníze za směny, které pracovaly, ale dosud nebyly zaplaceny. Je to závazek, který jste nahromadili nebo nahromadili, stejně jako leasingové platby na vašem zařízení nebo prostorách.
Proč firmy využívají naběhlé platy
Pokud jste si od přítele vypůjčili 20 dolarů, je naprosto v pořádku, když si o několik týdnů později ve své šekové knížce zapíšete poznámku, že mu zaplatíte šek. Věci by se škaredě ponáhl, kdybyste se pokusili podnikat takhle. To je důvod, proč je to účetní princip, že musíte zaznamenat veškeré náklady - včetně mezd - v období, kdy je časově rozlišován. Mzda, kterou dlužíte, se objeví na dvou místech, protože většina firem používá účetnictví podvojného účetnictví. Budete je muset zapsat do své rozvahy jako závazek a do výkazu zisku a ztráty jako náklad. Pokud tak neučiníte, vaše účetní závěrka na konci vykazovaného období nebude přesná.
Mzda, která je zpracována, mzdy, které nejsou
Na konci vykazovaného období, ať už je to měsíční, čtvrtletní nebo koncem vašeho fiskálního roku, pravděpodobně ukážete v knihách nějakou dolarovou hodnotu nezaplaceného platu. Je to proto, že je zřídka, aby se podnik mohl vyrovnat se zaměstnanci přímo na konci platebního cyklu. Obvykle bude mezi vaším výplatním termínem a výplatním dnem týden nebo více. Pokud dojde ke konci vašeho roku v daném týdnu, budete mít částku, která již byla zpracována a čeká na vydání, a to je to, co se zobrazuje ve vašich knihách. Výdaje na časově rozlišené mzdy se liší. Většina vašich zaměstnanců bude také pracovat během dnů mezi koncem platebního cyklu a koncem vykazovaného období, a to jsou částky dolaru, které budete potřebovat k úpravám.
Provedení záznamů o časových údajích
První místo, které budete muset provést, je uvedeno na rozvaze, na straně úvěru knihy. Budete mít účet tady nazvaný "Splatné mzdy", nebo něco takového. Nejčastěji zde bude částka za dolar, která bude představovat výplatní listinu, která již byla zpracována z předchozího výplatního období. Toto je místo, kde přidáte naběhlé platy poté, co jste vypočítali celkem. Ve výkazu zisku a ztráty na debetní straně vaší knihy budete mít podobný účet nazvaný "Náklady na mzdy" nebo podobně. Přidáte tu odpovídající částku. Nakonec ve vašich knihách bude ve většině případů obsahovat i časopis, který zaznamená každou transakci. Jakmile provedete úpravy rozvahy a výkazu zisku, budete je muset přihlásit i do časopisu. Zaúčtujete částku Výdaje na mzdy v deníku jako debet a mzdy se připíší jako úvěr.
Výpočet částek pro hodinové zaměstnance
Vaše společnost může mít hodinové zaměstnance, zaměstnance s platy nebo častěji obojí. Výpočet nesplacených částek, které dlužíte vašim hodinovým zaměstnancům, je poměrně přímočará. Pokud uchováváte formální výkazy v papírové nebo elektronické podobě, můžete je vybírat a zjistit, kteří zaměstnanci pracovali, které hodiny. Odtud vypočítejte počet odpracovaných hodin každého zaměstnance a vynásobte ho hodinovou sazbou. Přečtěte si časový harmonogram posledních několika dní, pokud je vaše firma dostatečně malá, že nepotřebujete používat formální časové rozvrhy. Přidejte všechny plánované hodiny, proveďte potřebné slevy pro zaměstnance, kteří opustili předčasně, přijeli pozdě nebo zavolali do nemocnice a poté vynásobili skutečné hodiny odpracované hodinovou sazbou zaměstnance. Konečně doplňte součty, abyste získali údaj o celkové hodinové mzdě.
Výpočet částek pro zaměstnance
Vypracování výše naběhlého platu pro vaše zaměstnance je o něco komplikovanější, i když to ještě není náročné. Platy jsou obvykle vyjádřeny jako roční nebo měsíční číslo, takže je nutné je rozdělit na denní částku za den. Při ročním platu můžete rozdělit celkový počet pracovních dnů v roce a rozdělit plat podle tohoto čísla. Výsledkem bude denní mzda vašeho zaměstnance. Pokud je plat měsíčně, můžete použít stejnou metodu a počítat skutečné pracovní dny za měsíc. Některé společnosti pracují na 30denní účetní období, takže pokud spadáte do této kategorie, musíte spočítat dny až do konce účetního měsíce, a ne ke konci kalendářního měsíce. Jakmile jste to vyřešili a dospěli jste k dennímu číslu pro každého ze zaměstnanců, kteří pracovali během posledních několika dnů sledovaného období, můžete to celkově vyčíslit a získat číslo pro váš celkový příděl.
Výpočty nadčasů, provizí a bonusů
Vaše práce není docela hotová poté, co jste vypracovali základní hodinové mzdy a platy. Vaši zaměstnanci často vydělávají peníze navíc v podobě přesčasů, provizí nebo bonusů, a ty musí být také účtovány. Chcete-li vypočítat nadčasy pro vaše hodinové zaměstnance, budete muset odkázat na legislativu vašeho státu o přesčasu nebo, pokud se vás to týká, na jakoukoli kolektivní smlouvu, která stanoví vyšší prémii za přesčasy. Někteří zaměstnanci mohou rovněž dostávat plat za pracovní volání, mzdový rozdíl za práci s nepopulárními posuny nebo nebezpečné placení za nebezpečné povinnosti. Budete muset tyto částky vypočítat jednotlivě pro každého postiženého zaměstnance. Stejným způsobem budete muset v posledních několika dnech vašeho účetního období vypracovat jakékoliv provize nebo bonusy, které si vaše hodinové a platové zaměstnance vydělali. Přidají k vašemu celkovému příjmu.
Nemocní dny a prázdniny
Další komplikace, kterou budete muset řešit, jsou choré dny, placené osobní dny a platy za dovolenou. To platí zejména tehdy, pokud používáte kalendářní rok jako fiskální rok, takže fiskální rok skončí svátky. Pokud nabízíte placené osobní dny, obvykle jsou ekvivalentem denního platu pro zaměstnance nebo běžnou změnu - obvykle osm hodin - u hodinového zaměstnance. Nemocné dny pracují stejným způsobem a často jsou převzaty na prázdniny buď místo osobního dne, nebo proto, že váš personál legálně dostal nemoc. Legislativa o platových údajích se liší v závislosti na tom, kde se nachází vaše podnikání, ale ve většině případů se snižuje na denní plat za zaměstnance, kteří na dovolené neplatí, a denní plat za ty, kteří to dělají.
Povolení daní a výhod
Jakmile vyřešíte všechny tyto součty, budete mít číslo za všechny vaše skutečně naběhlé mzdy. Vaše práce se však stále ještě neuskuteční, protože každý dolar z této částky také představuje menší procentní podíl, který dlužíte ve formě státních a federálních daní ze mzdy. Pokud vaše společnost nabízí výhody svým zaměstnancům nebo některým skupinám zaměstnanců, jsou tyto dávky také považovány za zdanitelné příjmy. Budete muset vypracovat denní hodnotu těchto výhod a doložit je všem oprávněným zaměstnancům, abyste přišli s konečným součtem vašich příjmů, včetně těchto dávek. Jakmile jsou tyto služby zavedeny, můžete vypočítat výši daně ze mzdy, které vám dlužím. Přísně řečeno, to není součástí úpravy pro časově rozlišené mzdy, ale budete muset přizpůsobit své daňové účty stejným způsobem, protože to vše je součástí stejného úkolu.
Povolení výdajů na zpracování výdajů na mzdy
Používáte-li externí společnost, aby zpracovala vaše mzdy za vás, je tu jedna poslední částka, kterou musíte zaúčtovat. To je částka, kterou zaplatíte za zpracování mzdy, což se bude lišit v závislosti na tom, který poskytovatel používáte a zvoleném servisním plánu. Zvyčajně se vaše poplatky budou týkat jednoho zaměstnance za měsíc, takže výpočet částky za den je hodně stejný jako výpočet denní částky za měsíční plat. Vynásobte částku na zaměstnance počtem zaměstnanců, rozdělte tuto částku o počet dní v měsíci a poté vynásobte tuto denní částku za den za počet zbývajících dnů na konci měsíce. Je-li vaše společnost malá, můžete tuto částku zahrnout přímo do celkové částky za přirážené mzdy. Ve větších společnostech pravděpodobně máte samostatný účet výdajů na mzdy, ale stejně jako u daní ze mzdy, má smysl počítat tuto částku a účtuje ji, zatímco již děláte vaší naběhlé mzdy.
Jak přizpůsobit položky pro časově rozlišené platy
Nyní, když jste zpracovali všechny částky dolaru, jste konečně připraveni se vrátit do knih a provést potřebné úpravy. Nejprve se vraťte do účtu "Splatné mzdy" na straně úvěru vaší rozvahy nebo na účet, který se ve vašich knihách nazývá. Budete již mít záznam pro předchozí platové období, které již bylo zpracováno a účtováno. Nyní umístíte novou položku s popisem "Úprava položky" a přidáte mzdy, které jste vypočítali za poslední dny daného období. Pokud si knihy udržujete sami, můžete být více informativnější a označit je "Upravit vstup pro naběhlé mzdy" nebo něco podobného, abyste si mohli jasněji uvědomit, co jste udělali. Nyní přejděte do výkazu zisku a účtu a zadáte upravující položku přesně stejným způsobem na debetní straně vaší knihy. Konečně zaznamenávejte oba tyto nastavovací položky do vašeho časopisu. Používáte-li počítačový účetní program nebo ruční systém "jeden zápis", správné částky se mohou převést do časopisu, aniž byste to museli dělat.
Poklesy zapomínání pro úpravu položek za časové rozdíly
Pokud si udržujete vlastní knihy nebo používáte účetní, který není formálně vyškolen, je možné tyto úpravy přehlédnout v průběhu stresu a shonu konání čtvrtletních nebo měsíčních zpráv na konci roku. Platí to zejména tehdy, pokud se fiskální rok končí stejně jako v kalendářním roce, takže se na to podíváte, když se snažíte držet krok s vašimi osobními závazky během prázdnin. Je zcela srozumitelné, pokud jste chyběli úpravy, ale to neznamená, že nejste zodpovědní za správné vedení knih.
Udržování slipshod nebo nepřesných knih může mít řadu následků. Poskytovatelé úvěru nebo potenciální investoři mohou být opatrní a správně, pokud naleznou nepřesnosti ve vašich financích. To také znamená, že nepracujete s přesnými informacemi, což snižuje plánování řízení. Pokud jste na trhu, kde je nábor zaměstnanců již výzvou, pověst pro hromadný výplatní list nepomůže vaší věci. Konečně, pokud se nepodaří vypočítat správně daně ze mzdy, může to mít za následek pokuty a nechtěnou pozornost od státních daňových úřadů nebo IRS. Provedení úprav vyžaduje trochu práce na vaší straně - nebo vaše účetní část - ale stojí za to snažit se to udělat správně.
