Malé firmy a nezávislí pracovníci s dobrým prodejem mohou být ziskové na papíře, ale snaží se zaplatit své účty kvůli špatnému peněžnímu toku. Zasílání včasných a snadno srozumitelných faktur za výrobky, které prodáváte nebo které služby poskytujete, vám pomůže vyhnout se nedostatku peněz. Pomocí standardních informací, které najdete na většině faktur, můžete vytvořit svůj vlastní systém, který vám pomůže shromažďovat vaše pohledávky spíše než později.
Seznam informací o faktuře
Rozhodněte, co chcete uvést na faktuře. Společné fakturační informace zahrnují následující:
- Název a adresa vaší firmy
- Datum transakce
- Popis transakce
- Jednotková cena prodaného výrobku
- Počet prodaných jednotek
- Celková cena objednávky
- Prodejní daň
- Jméno a adresa zákazníka
- Číslo objednávky (pokud je používáno zákazníkem)
- Kontakt se zákazníkem
- Platební podmínky
- Nabídka slevy
- Možnosti platby
Popis položek
Popis transakce obsahuje podrobnosti o objednávce zákazníka ve větě nebo ve fráze. Jednotková cena je cena za položku, kterou prodáváte. Platební podmínky popisují, kdy jsou vám peníze, stejně jako případné pokuty za pozdní platbu. Platební možnosti zahrnují pokyny, jak vám může klient zaplatit, jako například šekem splatným na jméno vaší společnosti, e-mailovou adresu PayPal nebo upozorněním, že přijímáte platby kreditní kartou telefonicky. Chcete-li provést úplnou platbu v rámci určitého počtu dnů, například 30 dní, uveďte frázi "Čistá 30 dní". Pokud chcete nabídnout slevu včasné platby, uveďte něco jako: "Sleva ve výši 3% dnů této faktury."
Generovat číslo faktury
Když zavoláte lidem, kteří vám dluží peníze, obzvláště větší klienty a ti, kteří s vámi opakovaně pracují, často vás požádají o číslo faktury, na které voláte. Pokud obdržíte od zákazníka hovor o faktuře, pravděpodobně byste mohli dokument najít rychleji, pokud budete mít své faktury očíslované.
Nejjednodušší způsob, jak vytvořit systém číslování vašich faktur, může být zahájení každého čísla faktury s datem a poté zahrnutí číslice odpovídající počtu faktur, které píšete tento den. Například pokud do 25. dubna 2015 zapíšete pouze jednu fakturu, vaše číslo faktury by bylo 42520151. Pokud do toho dne zapíšete druhou fakturu, číslo faktury by bylo 42520152. Tento systém vám pomůže zabránit náhodnému použití stejného číslo na dvou různých fakturách. Můžete použít písmeno místo číslice, abyste sledovali datum a / nebo použijte pomlčku k oddělení data od poslední číslice nebo písmena. Můžete například použít 4252015-1 nebo 4252015-A pro první fakturu, kterou jste napsali 25. dubna 2015.
Vytvořte fakturu
Jakmile víte, jaké informace chcete zahrnout do své faktury a získáte číslo faktury, vytvořte svůj dokument. V horní části umístěte své jméno a kontaktní informace a následně informace o zákaznících. Mohlo by být nejjednodušší uvést informace pomocí nadpisů, za nimi pak dvojtečkou a poté informacemi. Například kuchař může nastavit fakturu na košíčky s těmito informacemi:
Invoice #: 4252015-1 Položka objednané: Cupcakes Jednotková cena: $ 2.50 Celkem jednotek: 144 Celková cena: 360 dolarů Daň (u 7%): 25,20 dolarů Splatnost celkem: 385,20 dolarů
