Řízení projektů se obecně týká procesu a souvisejících činností plánování, organizace a řízení zdrojů pro dosažení konkrétních cílů. Projekty jsou zpravidla omezeny faktory, jako je rozsah, rozpočet a čas, vyžadující funkci řízení projektů, aby optimalizovaly přidělování zdrojů a správně je začlenily, aby překonaly tato omezení a splnily předem definované cíle. Řízení projektových aktivit lze považovat za sled kroků, které mají být dokončeny, v souladu s pěti fázemi, které definují životní cyklus projektu.
Zahájení
Zahájení projektu zahajuje životní cyklus projektu a zahrnuje sestavení týmu vedeného projektovým manažerem a poskytnutí přehledu projektu. Přehled obvykle zahrnuje definování důvodu projektu, obchodních cílů a strategie dosažení požadovaných výsledků. Dále je uveden předběžný rozsah, návrh rozpočtu, milníky a termín dokončení. Tato fáze se obvykle týká vedoucích pracovníků, kteří pro projekt založili obchodní případ založený na studii proveditelnosti a vypracovali chartu projektu, která specifikuje vizi, rozsah, očekávání a implementační plán projektu.
Plánování
Plánování zahrnuje mapování všech potřebných úkolů pro dokončení projektu a poskytnutí realistických dat. Fáze plánování často zahrnuje vytvoření plánu řízení projektu pro vedení týmu. PMP poskytuje podrobný rozpis požadovaných dovedností, hodnocení rizik, nepracovních zdrojů a milníků pro každou úlohu. Identifikuje zúčastněné strany a definuje kritéria potřebná pro úspěšné dokončení každého úkolu - jak a kdy budou prováděny činnosti, postupy, které je třeba dodržovat, frekvence hlášení a komunikační kanály.
Provedení
Během fáze realizace je plánované řešení implementováno tak, aby vyhovovalo požadavkům projektu. Projektový tým a potřebné zdroje jsou shromážděny a použity k vytvoření požadovaných výstupů projektu. Jedná se o iterativní fázi zahrnující řešení problémů, testování a revize, aby bylo možné splnit konkrétní soubor požadavků na produkt. Projektový manažer dohlíží na správné přidělování zdrojů, aby byl projekt v souladu s harmonogramem. Také udržuje komunikaci s interními i externími zainteresovanými stranami - členy projektového týmu, výkonným vedením a prodejci - aby diskutovali o stavu projektu.
Řízení
Kontrolní fáze zahrnuje testování a monitorování projektů, aby bylo zajištěno, že prováděná práce je v souladu s plánem a splňuje očekávání zúčastněných stran. Cílem je přijetí projektu klientem. Výsledky projektu jsou neustále sledovány a pokud dojde k nějakým odchylkám nebo klient požaduje určitou změnu, data jsou zpětně přivedena zpět do procesů provedení, takže jsou prováděna nápravná opatření. Tato fáze je dokončena, jakmile zákazníci schválí výstupy - konečné výstupy projektu - které splňují předepsané normy kvality definované v plánu.
Uzavření
Uzavírací fáze typicky zahrnuje dokumentaci projektu - proces, který začíná, když dodávky uvolní zhotovitel a jsou formálně přijaty klientem. Všechny příslušné materiály jsou předávány včetně projektové dokumentace, příruček a zdrojového kódu. Veškerá dokumentace správy smlouvy je dokončena, a to podepsanými zadávacími dokumenty. Formální zpráva o přezkoumání projektu, která identifikuje a vyhodnocuje úroveň úspěšnosti projektu, stejně jako kritické přezkoumání získaných zkušeností, je také dána klientovi.
