Efektivní komunikace a výměna informací jsou pro úspěch projektu klíčové. Jasná komunikace zajišťuje, že každý člen týmu si uvědomí její roli a cíle v projektu. Nepřetržitá výměna informací vede všechny členy týmu o pokroku a upozorňuje na všechny problémy, které by mohly ovlivnit pokrok. Neschopnost účinně komunikovat může vést k nákladným zpožděním, které mají vliv na úspěch projektu.
Plán projektu
Plán projektu je ústředním bodem všech projektových komunikací, jak uvádí TechRepublic. Plán umožňuje každému členovi týmu vědět, co má projekt doručit a kdo je zodpovědný. Poskytuje klíčové data a závislost projektů a rozděluje složité programy na menší součásti, které mohou jednotlivé členové lépe pochopit.
Vidění
Komunikace zajišťuje, že každý člen týmu sdílí stejnou vizi výsledku projektu. Publikace časopisu "Houston Business Journal" z roku 2002 popisuje, jak architekti, stavební firma a vývojáři spolupracovali s manažery klientských firem na úspěchu projektu prostřednictvím jediného společného cíle - obchodního parku, který by splňoval potřeby svých uživatelů.
Plánování komunikace
Velký projekt zahrnuje mnoho členů týmu a širokou škálu komunikačních kanálů. Pro zajištění efektivní komunikace a výměny informací je důležité, aby projektový manažer plánoval a řídil proces od samého počátku a identifikoval, kdo potřebuje různé informace v různých fázích projektu. Proces je kontinuální podle konzultačního programu Project Perfect, který říká, že projektoví manažeři tráví většinu času na komunikačních úkolech.
Správa informací
Členové týmu potřebují rychlý přístup k nejnovější verzi projektové dokumentace. Vytvořením jediné webové stránky nebo databáze projektu mohou projektoví manažeři centralizovat veškeré informace a poskytovat členům týmu bezpečný přístup k důležitým dokumentům, jako jsou plány, plány, dodavatelé, zápisy z jednání a zprávy o průběhu.
Postavení
TechRepublic označuje zprávy o stavu jako jednu z nejdůležitějších projektových komunikací. Sdílení aktualizací stavu zajišťuje, že všichni členové týmu jsou si vědomi zásadních problémů nebo neočekávaných změn, které by mohly ovlivnit plány nebo náklady projektu. Mohou pak podniknout veškeré potřebné nápravné kroky.
Nástroje
Komunikační nástroje, jako jsou e-mail, videokonference a telekonference, usnadňují a usnadňují členům projektových týmů spolupracovat a vyměňovat si informace, i když pracují na různých místech. Nástroje sociálních sítí také hrají důležitou roli v řízení projektů. Členové mohou pomocí nástrojů, jako je Twitter nebo Facebook, používat krátké aktualizace stavu nebo komentáře k důležitým projektovým problémům.
