Jak plyne čas, může být těžší sledovat absolventy studentů na setkání nebo speciální akce spojené se školou. Sdružení vysokoškolských absolventů pomůže podpořit individuální absolvování třídních akcí tím, že udrží aktualizovaný seznam všech absolventů škol. Než budete moci uspořádat speciální akce a požádat o dary nebo příspěvky, potřebujete sdružení, které se zavázalo k plánování a hostování akcí absolventů.
Využijte spolužáky s vysokoškolskými absolventy, s nimiž stále kontaktujete a tvoříte zájmovou skupinu. Jakmile uspořádáte schůzku s touto skupinou, nechte každého člena skupiny komunikovat se spolužáky, s nimiž jsou stále v kontaktu s tím, že se možná stanou členy skupiny.
Seznamte se s představiteli škol, abyste jim oznámili, že začínáte sdružení vysokoškolských absolventů. Určete, zda se jedná o celkovou školní sdružení pro všechny absolventské třídy nebo individuální asociace absolventů. Požádejte o seznam jmen studentů a adresátů z školních souborů. To vám poskytne výchozí místo, které vám pomůže začít vytvářet seznam absolventů a začínáte databázi.
Dovolte, aby každý člen zájmové skupiny získal několik jmen z seznamu absolventů a aktualizoval kontaktní informace o absolventovi. Požádejte každého člena skupiny zájmových skupin o vystopování členů třídy tím, že kontaktuje další spolužáky, s nimiž stále vědí nebo komunikují, na webových stránkách sociálních médií nebo vyhledáním online. Aktualizujte seznam absolventů se současnými e-mailovými adresami, informacemi o pouličních adresách nebo oběma.
Napište absolventům absolventů dopis, který vysvětluje plány na vytvoření asociace absolventů. Požádejte je, aby poskytli aktualizované kontaktní informace. Požádejte zájemce o účast ve sdruženích absolventů kontaktovat členy zájmové skupiny.
Vytvořit program pro první setkání sdružení absolventů. Agenda by měla obsahovat plány rozvoje organizační struktury sdružení, jako jsou např. Statuty, prohlášení o poslání, akční plán, cíle, nominace asociace asociace a volby a struktury financování, pokud existují.
Sjednejte schůzku zájemců o účast na předsednictvu rady nebo sdružení. Rozhodněte se, kdy budete držet nominace na důstojníky a volby a hlasovací mechanismus. Uspořádejte výbor, který bude zodpovědný za vypracování stanov organizace a další skupinu, která by přišla s nápady pro financování aktivit, jako jsou dobrovolné dary, roční příspěvky nebo sponzorství.
Držte voličské funkce a formalizujte stanovy organizace.
Požádejte jednotlivé dobrovolníky, aby se účastnili samostatných výborů, aby se zabývali komunikačními asociacemi, aktivitami pro získávání finančních prostředků, sbírkami daní, pokud byly založeny, a událostmi zasedání.
Stanovte termíny schůzí výborů a koordinujte nadcházející schůze správní rady tak, aby zahrnovaly aktualizace výboru. Naplánujte například další datum, čas a místo schůzky vedení nebo schůze, a zahrnout do programu prezentaci výboru o navrhované struktuře příspěvkových organizací a navrhovaných aktivit týkajících se získávání finančních prostředků pro přezkoumání a schválení.
