Ať už jste spojeni se školou, organizací nebo firmou, můžete se obrátit na dodavatele, kteří vás žádají o použití služeb nebo produktů prodejce. Nemáte-li zájem o to, co mají prodávat, máte lepší nabídku od jiného prodejce, který prodává podobný produkt nebo službu, nebo pokud v tuto chvíli nemáte zájem, ale chtěli byste v budoucnu zvážit jejich nabídku, vy měli byste dodržovat několik základních kroků, když sdělíte prodejci, že o ně nemáte zájem.
Formát vašeho dopisu
Formátujte svůj dopis ve formálním stylu obchodního dopisu. To znamená, že veškeré písmo bude zarovnáno doleva, v jednom řádku, s úplným prázdným řádkem mezi každým prvkem a odstavcem. Používání firemního hlavičkového papíru je upřednostňováno.
Zahrajte svou návratovou adresu. První řádek vašeho dopisu bude vaší poštovní adresou. Druhý řádek bude obsahovat vaše město, stát a PSČ. Pokud používáte hlavičkový papír společnosti s uvedenou návratovou adresou, tento krok lze přeskočit.
Určete datum, kdy píšete písmeno po zadané adrese. Abyste zůstali věrni profesionálním formám obchodních dopisů, měli byste napsat datum tak, aby byl den první, pak měsíc a nakonec rok. V tomto datovém formátu nejsou žádné čárky. Po datu dne ponechte jeden prázdný řádek.
Zjistěte, s kým zasíláte dopis. Tento oddíl se skládá z pěti řádků. První řádek obsahuje úplné jméno příjemce; druhý řádek identifikuje jeho název (například Správce); třetí řádek identifikuje společnost, pro kterou jednotlivec pracuje; čtvrtý řádek obsahuje adresu ulice; a pátý a poslední řádek obsahuje město, stát a PSČ.
Otevřete a zavřete dopis správně. Nejčastěji přijatým pozdravem začíná "Drahá", pak jméno příjemce ve formálním formátu (pan John Smith, paní Sally Walkerová) následovaný dvojtečkou. Nejčastěji akceptované uzavření je "upřímně", za kterým následuje čárka a tři prázdné řádky, ve kterých napíšete svůj podpis. Postupujte podle svého podpisu pomocí zadaného jména, pozice a vaší společnosti.
Vyplňte svůj dopis
Vysvětlete, že jste si přečetli jejich návrh, ale v tuto chvíli zvolíte, že projdete.
Vysvětlete, proč nemáte zájem, ať už jde o načasování, aktuální potřeby nebo náklady. Pokud prodejce ví, proč vás tentokrát nemáte zájem, mohou být schopni uspokojit druhý návrh, který bude lépe vyhovovat vašim potřebám.
Děkujeme dodavateli za vypracování návrhu. Uveďte, kdy chcete od něj znovu slyšet, pokud vás to zajímá.
Varování
Nevkládejte žádné závazky ve svém dopise, protože tyto mohou být považovány za závazné.
