Nikdo nemá rád dávat špatné zprávy, zejména zaměstnancům. Nicméně, když podnikání je dolů, je často nutné dát lidi off nebo snížit hodiny. Tyto zprávy jsou obzvlášť obtížné napsat v dopise, protože se může zdát, že bez ohledu na to, jak uvedete fakta, budou příjemci rozčileni a rozrušeni. Naštěstí s určitým plánováním můžete napsat dopis, který umožňuje zaměstnancům snáze snadno a pomáhá jim pochopit obtížnou povahu vašeho rozhodnutí snížit hodiny.
Zadejte datum. Přeskočit místo. Pokud přizpůsobujete dopis každému jednotlivému zaměstnance, použijte funkci hromadné korespondence v programu pro zpracování textu a přidejte jména a adresy. Alternativně můžete úplně vynechat vnitřní adresu a napsat obecný dopis, pokud máte příliš mnoho zaměstnanců, abyste vytvořili personalizované kopie.
Otevřete písmeno zadáním "Vážení (Vložit název zaměstnance)" a následně dvojtečku. Pokud píšete obecné písmeno, zadejte "Milý oceňovaný zaměstnanec", za kterým následuje dvojtečka.
Spusťte dopis poskytnutím pozadí. Vysvětlete, že společnost ztrácí peníze a co jste se pokoušeli udělat, abyste čelili poklesu. Napište jasně, ale dostatečně podrobně, aby zaměstnanci pochopili, že společnost prochází těžkými časy. Nezmiňujte zkrácené hodiny v prvním odstavci, protože zaměstnanci pak pravděpodobně přestanou číst a ztratíte příležitost vysvětlit situaci nebo se pokusit zachovat si jejich dobrou vůli.
Vysvětlete snížení počtu hodin v druhém odstavci. Buď konkrétní. Kolik hodin mohou pracovníci očekávat, že budou každý týden ztratit? Kdy se vrátí ke svému běžnému harmonogramu, je-li to možné? Zaměstnanci budou mít spoustu otázek a jejich řešení bude nyní zabraňovat zmatkům a telefonním hovorům do kanceláře.
Zdůrazněte dobré zprávy, pokud existují. Například pokud snižujete hodiny, abyste se nikomu nepostavili, uveďte to. Pokud máte strategii, o níž si myslíte, že brzy podnikne vaši firmu v černých šatech, nechte zaměstnance pocit vašeho optimismu. Dokonce i když je dobrá zpráva poměrně malá, pomůže zaměstnanci cítit, že máte v srdci své nejlepší zájmy.
Uveďte informace o akcích v posledním odstavci. Pokud zaměstnanci potřebují něco udělat, např. Vyplňte další papíry, dejte jim vědět. Děkujeme jim, že jste s vámi v tomto obtížném procesu.
