Mnoho lidí se střetává, když slyší, že musí navštívit obchodní jednání. Obávají se, že to bude ztráta času, který začne pozdě a nedosáhne nic, nebo že bude ovládán jedním nebo dvěma lidmi. Tyto běžné problémy je možné vyhnout použitím správné obchodní schůzky. Pravidla etikety umožňují efektivnější setkání a ujistěte se, že je produktivní.
Denní program
Vytvořte před schůzkou agendu a rozdělte ji všem, kteří byli pozváni k účasti. To umožní lidem rozhodnout, zda skutečně potřebují být přítomni na schůzi. V opačném případě by se někdo mohl objevit a zjistit, že agenda není pro něj opravdu důležitá. Agenda je také neutrální prubířský kámen, aby se setkání zaměřilo. Pokud se diskuse začne bloudit, můžete říct něco jako: "Podle agendy bychom měli mluvit o tom, co potřebujeme pro nové uvedení produktu. Podívejme se na toto téma."
Plán
Naplánujte dostatek času na schůzku, abyste mohli provádět položky v pořadu jednání, aniž byste požádali účastníky o příliš dlouhý časový závazek. Spusťte schůzku okamžitě, abyste odměnili lidi, kteří se objevili včas. Pokud se zvyknete začít pozdě, odmění to lidi, kteří se obvykle objevují pár minut po určeném začátku. Máte-li pověst, že začínáte včas, lidé se naučí, aby se ve správném čase objevili, aby se vyhnuli nepohodlí v chůzi, jakmile již schůzka začala.
Ukončete schůzku v určený čas. To ukazuje rešpektování rozvrhu ostatních lidí, protože někteří z vašich účastníků mohou po schůzce naplánovat další závazky. Pokud je nedokončený obchod, naplánujte další schůzku.
Účast
Podpořte účast všech osob v místnosti a udržujte bezpečné prostředí pro vstup. Lidé se mohou bát promluvit, pokud věří, že jeden nebo dva dominantní spolupracovníci je okamžitě zastřelí. Provádějte pravidlo "pouze jedna osoba mluví najednou" a vynucujte ji přísně. Pokud se někdo pokusí přerušit, řekněme: "Tohle je Sherry čas mluvit. Pamatujte si, že jsme všichni souhlasili, že nikdo nepřeruší, když někdo mluví." Pokud se někteří účastníci stále zdráhají poskytnout vstup, vyzkoušejte metodu, jako je procházka po místnosti, abyste získali zpětnou vazbu každého člověka k danému tématu. Tímto způsobem se plachá osoba nemusí starat o nalezení správného času, aby si promluvil.
Závěr
Na závěr shromáždění shrňte, co bylo projednáno, a všechna rozhodnutí, která byla učiněna. Znovu potvrďte všechny položky akce, lidi, kteří je mají zpracovávat, a termíny. To dává účastníkům příležitost promluvit, pokud nesouhlasí se shrnutím. Pokud se všichni nacházejí na stejné stránce, použijte shrnutí k vytvoření poznámky o schůzce a okamžitě je odešlete. Neměly by jít ven později než den po schůzce.
