Jedním z nejvíce frustrujících aspektů provozování podnikání je zabývat se špatnými kontrolami. Řešení vrácených šeků může být komplikovanou záležitostí. Nejběžnějším problémem majitelů a manažerů podnikatelů je, jak čelit předmětu se zákazníkem, zvláště pokud je běžný. Možná nejčastější a zdvořilý způsob shromažďování finančních prostředků je s dobře zpracovaným dopisem o dluhu.
Napište dopis na vaše kancelářské potřeby. Nezaměňujte problém tím, že žádáte o platbu na vašem osobním papíru.
Použijte vhodný pozdrav pro svého zákazníka, dvě místa pod adresou návratu. Použijte termín "Drahý" plus příjmení, jako například "Milý pan Jones" nebo "Milá paní Smithová". Místo toho můžete použít obecné "Hello" nebo "Pozdravy", ale osobní adresa je lepší. Nepoužívejte jméno nebo neformální pozdrav, například "Hi."
Začněte dopis tím, že řešíte dluh neohrožujícím způsobem. Příkladem toho by bylo: "Píšeme vám, abyste sdělili, že nám byla vrácena osobní platba, kterou jste nám vystavili, a to bankou." Pokračujte tak, aby příjemce získal pochybnosti: "Jsme si jistí toto není nic jiného než dohled z vaší strany a že tuto chybu rychle napravíte."
Uveďte všechny podrobnosti týkající se špatné kontroly, jako je název banky, číslo šeku a datum, jakož i částka. Rovněž odkazujte na číslo účtu zákazníka u vaší společnosti a zdokumentujte zůstatek na tomto účtu.
Odkazujte na zásady "vrácení šeku", pokud takový máte. Například pokud máte písemnou zásadu, ve které se stanoví poplatek ve výši 20 USD za všechny vrácené šeky, uveďte z ní částku a vyžádejte si ji spolu s částkou šeku. Vždy poskytněte zákazníkovi částku plné dlužné částky, jako např. "Vyžádejte vrácení šeku ve výši 150,00 Kč plus poplatek za vrácení za 20 dolarů za $ 170.00."
Informujte zákazníka o tom, jak vám může peníze vyplatit. Můžete například požádat o přenesení hotovosti na místo podnikání nebo zaslání peněžního příkazu nebo ověřené kontroly na adresu vašeho podniku. Uveďte, zda můžete přijímat kreditní nebo debetní karty telefonicky nebo osobně.
Uveďte podmínky platby: "Platbu odešlete do 15 dnů." Zavřete pozvánku, aby příjemce mohl zavolat vám jakékoli dotazy.
Odhlaste se a zkopírujte svého advokáta. Přidejte "esquire" k jménu advokáta, takže příjemce ví, že právník profesionálně monitoruje situaci. Nechcete ohrozit právní žalobu v prvním dopisu. Usnadnění smírného urovnání dluhů je preferovanou volbou. Kopírování právníka jemně varuje příjemce, že můžete přijmout příjemce k soudu, pokud problém není vyřešen.
Tipy
-
Pokud s dlužníkem neslyšíte do 10 pracovních dnů, pokračujte dalším dopisem, v němž zdůrazníte, že je třeba slyšet od něj během týdne. Pokud nedostanete odpověď nebo dlužník odmítne zaplatit, obrátit věc na svého právníka.
