Umožnit zaměstnancům nakupovat bez zavedení pokynů může zvýšit náklady a snížit ziskové marže. Moudré nákupy začínají kupováním správného množství a kvality zboží za nejlepší cenu a pak se vytváří postup, který umožňuje sledování nákupního procesu. Použití rozpočtu a zavedení standardního procesu přezkumu může odhalit tržní trendy, aby využily a cenové struktury, které by jinak mohly být přehlédnuty.
Příprava
Napište seznam všech materiálů a položek, které firma potřebuje k nákupu. Sjednoťte podobné položky a dáte každé skupině příslušnou položku. Položky, jako například pera, podložky a kopírovací papír, by se například dostaly pod nadpis "Kancelářské potřeby". Káva, čaj, šálky a plastové lžíce mohou být uvedeny pod "Kuchyňské potřeby". Položky, jako jsou pořadače, disky DVD a DVD, se mohou nacházet pod nadpisem "Balení".
Určete všechna oddělení nebo oblasti ve společnosti, které budou kupovat dodávky a dokumentovat skupiny položek, z nichž každá oblast bude nakupovat. Například marketingové oddělení může nakupovat z rubriky "Balení" a "Kancelářské potřeby". Administrátor může být jediný, kdo si koupí "Kuchyňské potřeby", ale také zakoupí "Kancelářské potřeby".
Naplánujte nákupní rozpočet pro každé oddělení s využitím ročního rozpočtu společnosti jako výchozího bodu. Nastavte měsíční rozpočet na nákupy každého oddělení - může to zahrnovat účast každého vedoucího oddělení na konečné schválení.
Shromažďujte informace o dodavateli, například název firmy, adresu, telefonní čísla, kontaktní osobu a číslo účtu vaší společnosti. Propojte každou položku zakoupenou s konkrétním dodavatelem nebo dodavateli. Je rozumné mít seznam dodavatelů pro každou položku, která je tři hluboká, takže pokud není upřednostňovaný prodejce na skladě, existují záložní prodejci, kteří se mají vydat. Získání více než jednoho dodavatele k nákupu zabraňuje prodlení při objednávání. To je zvláště důležité v podnicích, kde musí být díly a jiné předměty objednány a přijímány včas, aby byly dodrženy lhůty.
Vytvořte vztahy s dodavateli, abyste sjednali cenové slevy a spravovali speciální objednávky. Určený obchodní zástupce v rámci prodejní společnosti může ubytovat a urychlit objednávky v případě nouze nebo krátké výrobní časy.
Postup psaní
Napište podrobný postup, který bude každé oddělení sledovat při nákupu. Zvažte, jak bude požadováno, autorizováno, objednalo, obdrželo, dodalo a zaplatilo nákup. Zvažte zavedení nákupních limitů pro různé úrovně zaměstnanců a zaměstnanců. Zahrnout postupy pro nákupy ad-hoc, možnosti platby a nákupy, které mohou vyžadovat odpověď od jiných oddělení. Například nákup nových počítačů správním oddělením bude vyžadovat zapojení a vstupní oddělení IT k nákupu instalačních položek, jako jsou kabely, modemy a směrovače.
Formulujte postupný postup správy dokumentace v procesu nákupu. V závislosti na potřebách podniku se může požadovat elektronický nákupní proces namísto papírového.
Navrhněte formuláře požadované pro každý nákup nebo zakoupte standardní formuláře smlouvy od dodavatele kancelářských potřeb. Formuláře mohou obsahovat formulář žádosti o nákup s možností autorizace, formulář objednávky k zaslání dodavateli, formulář pro příjem položek v hlavním skladu a druhý, který rozpozná doručení oddělení žádajícímu.
Navrhněte proces řízení stížností a odpovědnosti, přezkoumání dodavatelských vztahů a diskontních struktur, monitorování nákupních rozpočtů a revize a zlepšení nákupního procesu. Úprava a úprava nákupního procesu může způsobit lepší návratnost, pokud se k němu přistupujete metodicky. Čtvrtletní a roční hodnocení by mohly přispět ke spodnímu okruhu společnosti.
Vytvořte manuál pro nákupní postupy, který načrtne podrobný návod pro pracovníky, kteří je budou následovat. Příručka by měla poskytnout jasné kroky, které musí každý zaměstnanec dodržovat, požádat o povolení, získat oprávnění a zadat objednávku. Měla by také identifikovat ty, kteří budou řídit tento proces a jsou oprávněni schválit nákup, stejně jako seznam schválených prodejců a seznam formulářů, který zobrazuje fyzickou polohu formulářů nebo kde jsou v počítačové síti společnosti.
