Hlavní účetní kniha (GL) obsahuje pět úseků: aktiva, závazky, vlastní kapitál, výnosy a výdaje. Každá z těchto sekcí je samostatná účetní kniha nebo kniha, takže GL je to, o čem se odkazuje, když mluvíme o knihách vaší společnosti. Každá kniha knih obsahuje několik účtů, takže vaše kniha výdajů bude obsahovat tyto účty: pronájem, telefon, elektrické pomůcky, kancelářské potřeby a všechny ostatní jednotlivé kategorie výdajů, které byste mohli mít ve vaší firmě.
Položky, které budete potřebovat
-
12 měsíců bankovních výpisů
-
Účtová osnova (COA)
Uspořádání systému Ledger
Zkontrolujte své bankovní výpisy a sestavte seznam pravidelných měsíčních výdajů, čtvrtletních a ročních výdajů a další seznam variabilních výdajů, jako jsou kancelářské potřeby, marketing, zábava a cestování. Tyto seznamy použijte pro nastavení účtu.
Vytvořte účetní mapu. Různé knihy na vaší účetní licenci jsou tradičně očíslovány takto: 1000-1999 majetek, 2000-2999 pasiva, 3000-3999 vlastní kapitál, 4000-4999 výnos, 5000-5999 cena prodaného zboží, 6000-6999 marketingové a nehmotné náklady, 7000 -7999 dalších výnosů, 8000-8999 administrativní, cestovní, personální a různé obchodní výdaje.
Marketingová a nehmotná účetní kniha může zahrnovat 6000-6099 všeobecných nákladů, 6100 reklam, 6200 finančních poplatků, 6300 dobročinných dary, 6400 odpisů, 6500 zaměstnaneckých výhod, 6600 daní, 6700 pojištění. Každá kategorie bude dále rozdělena do očíslovaných podkategorií, jako jsou pojištění důstojníků a ředitelů, pojištění chyb a opomenutí, pojištění odpovědnosti, pojištění vozidel a jakékoliv jiné pojištění, které nesete.
Administrativní, cestovní, personální a různá obchodní kniha mohou zahrnovat podkategorie jako například 8100 nájemného, 8200 elektrických zařízení, 8300 Internet, 8400 telefonů, 8500 právních, účetních a poradenských služeb, 8600 platů a mzda, 8650 daní ze mzdy, 8700 kancelářských potřeb, 8800 opravy a údržba a další náklady na podnikání.
Vezměte si jednu ze svých účtů, účet za služby. Označte na něm číslo účtu. Podívejte se do administrativní, cestovní, personální a různé kategorie vašeho COA a najděte kategorii 8200 elektrických nástrojů. Pokud oddělíte nástroje ve vašem skladu od těch, které jsou určeny pro kancelář, a pro showroom byste si měli vytvořit čísla účtů pro každou z těchto kategorií, takže účet skladu může být 8220, kancelář 8230 a předváděcí místnost 8240.
Tipy
-
Účetní software, jako je QuickBooks, odstranil mnoho základních povinností účetnictví, jako je nastavení hlavní knihy a účetní osnovy, ale možná budete chtít konzultovat s účetním, abyste se ujistili, že správně nastavujete COA. Důvodem pro COA je uspořádání různých typů příjmů a výdajů na daňové účely.
Varování
Nenabízejte termín "účet" v účetnictví, který je v bankovnictví zaměněn. V účetnictví se jedná o systém nebo organizování položek do kategorií, takže je lze snadno oddělit, aby se daňová příprava konce roku usnadnila.
