Jsou zavedeny zásady a postupy, které vám pomohou řídit, jak vaše podnikání funguje interně a externě. Pravidelná kontrola zásad a postupů zajišťuje, že jste vždy dodržovali osvědčené postupy. Hodnocení pomáhá aktualizovat vaše pokyny podle potřeby tak, aby odrážely změny ve vaší firmě nebo v ekonomice a řešily oblasti potřebné nebo znepokojující ve společnosti.
Definujte zásady
Policie jsou písemné protokoly Vaší společnosti o tom, jak zpracovávat různé obchodní funkce. Například můžete mít interní zásady pro věci, jako je oblečení na pracovišti, návštěva nebo jak jsou požadovány prázdninové dny. Můžete mít také externí zásady týkající se například nákupu nebo řešení stížností zákazníků. Podle KCG Consulting Group stanovila strategie, jak postupovat, jak jsou postupy vyvíjeny, prováděny a vyhodnocovány, a měly by být v souladu s strategickými cíli organizace. Politiky obvykle určuje vlastník, vrcholový management, poradní rada nebo správní rada.
Přezkoumat zásady
Pravidelně kontrolujte zásady, abyste zajistili, že jsou úplné, komplexní a snadno srozumitelné. Využijte zpětnou vazbu mezi zákazníky a zaměstnanci. Podle KCG by politika měla být písemná, s individuálním souborem směrnic pro každou politiku. To usnadňuje pochopení a kontrolu a změnu v případě potřeby. Pokud například zákazníci pravidelně stěžují na to, že nemáte nastavenu zásadu vrácení nebo vrácení peněz, nebo pokud zaměstnanci tvrdí, že neexistuje žádný spravedlivý proces, jak lidé používají osobní dny, stojí za to přidávat tyto problémy do agendy kontroly zásad. Pokud zásada již není praktická nebo již není použitelná, můžete ji aktualizovat nebo odstranit.
Definujte postupy
Postupy jsou kroky nebo procesy, které vaše firma používá v každodenních obchodních činnostech. Například můžete mít postup pro kontrolu návštěvníků, otevření nebo zavření firmy za den nebo čištění či obsluhu strojů. Zavedení procedurálních pokynů pomáhá zajistit, aby vaše podnikání fungovalo bezpečně a efektivně, a to zejména v oblastech, kde by chybičky mohly být nebezpečné nebo nákladné. Pokud například nemáte postup pro zamykání vašich obchodních dveří v noci, můžete společnost otevřít potenciální krádeži nebo vandalismu. Podle KCG by postupy měly obsahovat informace týkající se toho, kdo dělá, co dělají, v jakém pořadí a proč.
Postupy kontroly
Činnosti, které mají několik kroků nebo kroky, které je třeba použít v určitém pořadí, by měly mít procedurální pokyny. Pokud nějaký prvek vašeho podnikání zaznamenává časté chyby, měl by být vyhodnocen postup pro tuto oblast. Pokud například zákazníci pravidelně stěžují na pozdní dodávky, zhodnoťte postupy při přijímání objednávek, plnění obalů a sledování přepravy. To vám pomůže identifikovat oblasti, kde je nutné objasnění nebo větší definice. Prověřte procedury tím, že požádejte pracovníky, kteří nejsou obeznámeni s procesem číst vaše stávající pokyny a identifikovat oblasti, které nemají smysl nebo je obtížné pochopit.
